LEADING BOARDS, le conseil sans papier pour conseil d’administration maintenant disponible en Italie

LEADING BOARDS, le conseil sans papier pour conseils d’administration maintenant disponible en Italie

5 Septembre 2017 / Par Romain Isaac



Milan, Italie

La solution de gouvernance numérique LEADING BOARDS accélère son développement à l’international avec l’annonce de l’ouverture d’un bureau à Milan en Italie. Le service sera distribué en Italie par Dilitrust Italia, filiale d’Equity, partenaire stratégique de Réseau C.A.


Présent depuis plusieurs années en France et au Canada, ainsi qu’à Dubaï depuis l’année dernière, l’éditeur accélère le développement de son activité en Europe du Sud. L’ouverture du bureau de Milan marque la première étape d’une implantation sur ce marché particulièrement porteur, où l’utilisation d’applications SaaS dans le domaine de la gouvernance est déjà bien ancrée dans la culture.

Avec plusieurs clients dans le pays, le service Leading Boards a démontré sa capacité à répondre aux besoins des entreprises italiennes. Le bureau de Milan est dirigé par Fabrizio Gallotti. Fabrizio apporte une expérience de plus de vingt années dans la vente de solutions de gouvernance aux grands comptes italiens.

« La demande pour des solutions de gestion dématérialisée des Conseils d’Administration est en forte croissance en Italie. Leading Boards, avec sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités étendues, constitue une offre parfaitement adaptée au marché », déclare Fabrizio Gallotti.

« L’Europe du Sud est au cœur de notre stratégie de développement » complète Yves Garagnon, CEO d’Equity. « Cette ouverture nous permet de poursuivre le plan annoncé de développement à l’international, en nous renforçant sur un marché qui affiche un fort potentiel. Nos offres liées à la gouvernance des entreprises répondent à un vrai besoin dans la région. L’intégration des domaines juridiques et la dématérialisation des instances sont des tendances de fonds pour les entreprises italiennes, quelque soient leur taille et leur secteur d’activité ».


À propos de LEADING BOARDS

Le portail digitalisé LEADING BOARDS procure aux membres des conseils d’administration et aux dirigeants une nouvelle méthode de collaboration efficace et sécurisée. Cette technologie avancée et sécuritaire permet aux organisations de bénéficier d’une qualité accrue de leur gouvernance, tout en leur donnant les moyens de mettre en application rapidement les recommandations de leur conseil d’administration.

LEADING BOARDS est le portail digitalisé pour conseils d’administration leader au Canada et en France, et plusieurs grandes organisations ont déjà adopté la solution à travers l’Amérique du Nord et l’Europe : Ville de Montréal, la Banque Royale du Canada, Investissement Québec, Université de Montréal, Benefitfocus, SNCF, BNP Paribas, Bouygues, EDF, Renault, Pernod Ricard, Société Générale et beaucoup d’autres.

À propos de RÉSEAU C.A & EQUITY

Depuis 2008, Réseau C.A. offre une solution de gouvernance numérique de pointe, Leading Boards, laquelle apporte un leadership aux organisations en matière de bonnes pratiques de gouvernance et de communication organisationnelle. Le rapprochement stratégique avec la société EQUITY s’est opéré il y a quelques années lors de la mise en marché du service LEADING BOARDS en France, et ce pour couvrir l’ensemble de l’Europe et le Moyen-Orient. RÉSEAU C.A distribue également en Amérique du Nord quelques-unes des solutions de gouvernance digitale proposées par EQUITY, telles que DILITRUST, des services de data rooms électroniques permettant la mise à disposition de données confidentielles, ou encore CORPOLEX, plateforme collaborative de gestion des domaines juridiques centralisant et organisant l’ensemble des données des juristes d’entreprise.

Éditeur et intégrateur de logiciels depuis plus de vingt ans, EQUITY offre une gamme complète de solutions et de services dédiés à la Gouvernance d’entreprise dans les domaines juridique, financier et du contrôle interne. Reconnu pour son savoir-faire et son expertise pointue dans son domaine, EQUITY s’engage chaque jour auprès de ses 490 clients dans plus de 40 pays pour accompagner leurs dirigeants dans l’atteinte de leurs objectifs en termes de conformité aux réglementations, d’efficacité opérationnelle, de transparence et de communication juridique et financière.

Plus d’informations sur http://www.equity.fr




Pourquoi le dialogue entre Directeur des systèmes d’information & dirigeants d’entreprise est-il essentiel pour une gouvernance d’entreprise efficace ?

Pourquoi le dialogue entre Directeur des systèmes d’information & dirigeants d’entreprise est-il essentiel pour une gouvernance d’entreprise efficace ?

13 Juillet 2017 / Par Romain Isaac



Le rôle du DSI, Directeur des systèmes d’information (ou CISO en anglais), est essentiel à l’adaptation de l’infrastructure informatique des entreprises. Il est de plus en plus courant d’affirmer que le rôle du DSI devient fondamental dans les nouvelles formes d’organisation et de gestion du travail, notamment lorsqu’il est question de données hautement stratégiques et confidentielles. D’après une récente étude de The Economist Intelligence Unit sur un échantillon de plus de 200 dirigeants d’entreprise et responsables de département, le DSI est devenu un acteur stratégique, qui, aux côtés de la direction, accompagne le changement informatique nécessaire à l’adaptation des métiers.

Pourtant, même si 83 % des dirigeants perçoivent aujourd’hui la contribution du système d’information à la sécurité, à la génération d’économie, et plus généralement à la gouvernance d’entreprise, « la direction de l’information représente le plus souvent encore une simple fonction de support et non un atout stratégique », résume l’étude de l’Economist Intelligence Unit.



Le rôle des dirigeants dans la cybersécurité de l’entreprise



Une étude du Cercle Européen de la Sécurité et des Systèmes d’Information pointe les disparités de perception de responsabilité entre les responsables IT et les dirigeants d’entreprises en matière de cybersécurité. Les dirigeants ont en effet la fausse impression que la prévention a déjà été faite dans leur entreprise. Pourtant cette perception est en décalage avec la réalité opérationnelle, si bien que la politique de cybersécurité est freinée par les dirigeants eux-mêmes.

Ce constat peut s’expliquer par le sentiment de protection des dirigeants face aux risques : 80% d’entre eux considèrent leur entreprise suffisamment protégée et plus d’un dirigeant sur deux juge sa politique de sécurité proactive. Pourtant, parmi les éléments symptomatiques du décalage entre les deux métiers, la responsabilité en cas d’une intrusion informatique est tout-à-fait représentative. Les deux entités se renvoient la responsabilité : 35% des dirigeants estiment que la responsabilité revient aux DSI quand ces derniers estiment à 50% que les dirigeants sont responsables.



Un décalage important entre DSI & dirigeants d’entreprise sur les coûts d’une cyberattaque



La prise de conscience est encore lente. Selon une étude réalisée par le Palo Alto Networks auprès de 765 décideurs d’entreprises de plus de 1000 collaborateurs (en Allemagne, France, Royaume-Uni, Belgique et Pays-Bas), on apprend que 13 % des dirigeants seulement estiment « relativement » comprendre ce à quoi correspond un risque de sécurité informatique pour leur entreprise tout en reconnaissant avoir « encore besoin de Google pour aider à l’expliquer ». Un dixième des employés estiment quant à eux que leurs dirigeants n’ont pas de compréhension réelle du sujet, ou tout du moins suffisante pour protéger effectivement leur entreprise.

En ce qui concerne le coût d’une cyberattaque, DSI & dirigeants ne s’accordent pas non plus. Pour les DSI, le coût d’une cyberattaque est estimé en moyenne à 19,2 millions de dollars. Pour le management, il est seulement de 11 millions de dollars. Cette disparité se répercute sur les prévisions d’investissement en matière de cybersécurité. 82% des équipes informatiques considèrent ces dépenses comme une partie de la stratégie globale. Ils ne sont que la moitié chez les dirigeants à partager cette opinion.



Vers une culture de la cybersécurité adoptée par l’ensemble de l’entreprise



La mise en œuvre d’une gouvernance efficace passe par l’adoption de solutions en concertation avec l’ensemble de la chaîne de valeur de l’entreprise. Un conseil sans papier notamment permet de bénéficier à tous les paliers organisationnels de l’entreprise.

  • Réduction de la charge de travail des secrétaires corporatives
  • Temps de préparation des conseils d’administration diminué (4 heures avec un conseil sans papier versus 16 heures en moyenne avec un conseil classique).
  • Meilleure performance des administrateurs
  • Sécurité pertinente et proactive dans un contexte de cyberattaques en croissance
  • Une économie des dépenses de gestion très sensible : on obtient jusqu’à 37% d’économie lorsque le conseil d’administration s’investit activement pour la cybersécurité de son entreprise (source : Hewlett Packard Enterprise)

Une stratégie de sécurité informatique bien menée impacte positivement toute l’entreprise. Comme le souligne David Allison, expert en cybersécurité, « la sécurité a besoin d’être une culture diffusée au sein de l’organisation ». « C’est au PDG de mettre en place cette culture. Le responsable de la sécurité informatique (RSSI) définit et exécute la stratégie répondant à ce besoin – et chaque salarié est responsable de l’adoption et du suivi des pratiques requises ».




Réunions du conseil d’administration: une gestion plus efficace avec un portail numérique – 3e Partie

Réunions du conseil d’administration: une gestion plus efficace avec un portail numérique – 3e Partie

5 Juillet 2017 / Par Romain Isaac



Dans les deux premiers articles de cette série, nous évoquions les bénéfices qu’apporte un portail numérique à la préparation en amont des réunions du conseil d’administration ainsi que la valeur ajoutée aux administrateurs durant leurs réunions. Dans ce troisième et dernier article, nous révèlerons les avantages de l’utilisation de ce type de solution une fois la réunion terminée.

Petit rappel des étapes évoquées dans les précédents articles :

Les actions réalisées en aval des réunions du conseil d’administration sont essentielles dans le but d’une bonne gouvernance. En effet, ces actions doivent être effectuées de manière précises afin d’obtenir les meilleures recommandations et décisions possibles à la fin de la réunion.



ÉTAPE 6 : Produire et distribuer le procès-verbal de la réunion



Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration représente un document écrit qui résume toutes les actions faites durant la réunion du conseil d’administration. En termes de conformité, c’est un document légal et officiel pour les tribunaux, les audits ou tout actionnaires d’une organisation et permet aux participants ou absents de la réunion d’avoir une trace écrite de ce qui s’est passé.

Ce procès-verbal doit être structuré et doit contenir tous les détails, noms de membres présents ou absents à la réunion, points clés, décisions approuvées, la manière dont celles-ci ont été amenées et le suivi de ces décisions. Grâce à un portail numérique, la prise de note durant la réunion en vue de l’établissement du procès-verbal peuvent se faire directement sur le document dans le portail sur une tablette ou sur un ordinateur, servant ainsi à mieux structurer et créer plus facilement le procès-verbal tandis que les informations sont encore à l’esprit.

Étant donné que la plateforme Leading Boards est certifiée ISO 27001, ce procès-verbal sera sécurisé et son accès sera beaucoup plus simple. Une fois que le responsable de l’établissement du procès-verbal l’a approuvé, ce document peut être soumis aux autres administrateurs qui peuvent y apporter leurs modifications permettant une validation rapide du document pour la prochaine réunion du CA.

Partager le procès-verbal aux membres du conseil d’administration à travers le portail numérique permet de sauver du temps et d’économiser de l’argent, notamment lié à l’impression de papier et à l’envoi par courrier du document. Avec le procès-verbal facilement accessible pour tout administrateur, ces derniers peuvent donc être plus impliqués dans ce processus, et cela leur donne également plus de temps pour confirmer ou compléter des actions auxquelles ils étaient assignés ou pour lesquelles ils étaient volontaires.

Note : Nous recommandons de conserver les documents originaux signés sur support papier pour assurer une consultation facile en cas de problème informatique ou encore de preuves pour les tribunaux.



ÉTAPE 7 : Archiver la réunion dans le portail numérique



Une fois la réunion terminée et le procès-verbal approuvé, tous les documents reliés à cette réunion doivent être stockés dans un endroit sécuritaire et accessibles à tous les administrateurs, actionnaires ou pour de possibles audits. Cela montre également la volonté du CA de s’engager en termes de conformité et d’être le plus transparent et éthique possible. En ayant toutes vos réunions précédentes archivées, les administrateurs peuvent avoir accès à toute l’information comme les précédents procès-verbaux pour ainsi être plus efficaces dans leurs prises de décisions.

De plus, stocker de façon numérique les documents du conseil d’administration permet d’éviter de stocker ces informations dans d’immenses salles bien gardées, et surtout de réduire le besoin d’impression des documents, permettant les économies de temps et d’argent. Le procès-verbal représente un document hautement confidentiel pour un CA et stocker ce document de manière numérique comme avec le portail pour conseil d’administration Leading Boards renforce la sécurité des données. Avec Leading Boards, les données sensibles sont stockées sur des serveurs certifiées par des normes internationales telles que ISO 27001 et PCI Compliant, limitant les risques de piratage, de mots de passe volés ou encore de perte de documents.



ÉTAPE 8 : Atteindre une gouvernance et une gestion de l’information sans papier



Avec la gestion des réunions du conseil d’administration réalisée via un portail numérique, la prochaine étape est de créer une gouvernance totalement numérique. En effet, entre les différentes réunions, le portail peut être utilisé par les administrateurs pour des sujets ou tâches en cours au sein des comités sur lesquels ils siègent ou encore pour mener des conversations entre membres avec des fonctionnalités collaboratives intuitives comme les débats ou sondages, et ce de façon sécurisée.

De cette manière, l’administrateur peut partager tout type d’information, tenir les autres membres à jour des dernières nouvelles de l’organisation ou de l’industrie. Afin de simplifier les pratiques de gouvernance, le portail numérique Leading Boards améliore le flux d’information et maximise l’efficacité. Transformer votre conseil d’administration vers le numérique et profiter de toutes ses fonctionnalités intuitives permet de réduire les formalités administratives souvent lourdes, mais aussi de rester informé et connecté.

C’est déjà l’heure de préparer la prochaine réunion? Retournons donc à l’étape 1 pour créer l’ordre du jour et distribuer facilement et de façon sécuritaire l’ensemble des documents de la réunion à tous les administrateurs où qu’ils soient dans le monde.




Retour sur le Congrès National de l’IAS et du Gala des Fellows

Retour sur le Congrès National de l’IAS et du Gala des Fellows

Le 28 Juin 2017 / Par Romain Isaac



Les 21 et 22 Juin derniers se sont déroulés à Toronto le Congrès National de l’Institut des Administrateurs de Sociétés (I.A.S) et du Gala des Fellows, célébrant l’excellence au poste d’administrateur. Ces événements rassemblaient de nombreux membres de conseil d’administration d’organisations d’envergure à travers le Canada sous le signe de l’importance de la gouvernance d’entreprise dans la pérennité de leurs organisations.

L’événement a débuté le 21 juin lors du dîner organisé au One King West Hotel, suivi par le cocktail de réception donné à la Tour Deloitte en fin d’après-midi. Ce fût l’occasion aux participants d’échanger sur les thèmes de la conférence, mais aussi de discuter avec les différents sponsors de l’événement, et notamment les membres de l’équipe Leading Boards, Premium Sponsor, présents sur place.





Une conférence sur l’échange de bonnes pratiques en matière de gouvernance à différents niveaux



Le lendemain s’est tenu le Congrès National avec plusieurs conférences sur la journée. C’est le Président de l’I.A.S qui a donné le ton avec ses quelques mots d’ouverture, mettant en avant l’importance de bonnes pratiques de gouvernance dans le succès des organisations canadiennes. C’est ensuite l’ambassadeur David Jacobson, Vice-président du conseil, Banque de Montréal Groupe Financier et l’honorable Peter MacKay, l’ex-ministre du Canada, qui ont pris la parole au sujet de la gouvernance en période de populisme pour le premier panel de discussion de la journée.

Le deuxième panel de discussion représenté par l’honorable John P. Manley, Président et chef de la direction du Conseil canadien des affaires, Siân Matthews, Présidente du conseil de Postes Canada, et Robert Pace, Président du conseil de Canadien National, l’ensemble animé par le Chroniqueur d’Affaires du Globe and Mail, Andrew Willis. Ce panel prestigieux a discuté de la façon dont la bonne gouvernance a contribué à la longévité de leurs organisations et de ce que devrait constituer l’innovation en matière de gouvernance. Le milieu de la journée a été marqué par l’allocution principale faite par la spécialiste de l’économie mondiale Dambisa Moyo, relatif aux changements mondiaux sur le plan de l’économie, de la géopolitique et des affaires.

La suite de la conférence a repris dans l’après-midi avec le troisième panel de discussion composé d’Isabelle Marcoux, Présidente du conseil de Transcontinental Inc., et Bruce Lourie, Président d’Ivey Foundation, le tout animé par Dianne Saxe, Commissaire à l’environnement de l’Ontario. Ce panel de discussion a mis l’accent sur la durabilité comme véhicule de performance financière, d’où l’importance pour les organisations de s’impliquer dans le développement durable. Le quatrième et dernier panel de la journée était constitué de Paul Smyke, Chef pour l’Amérique du Nord et membre du comité exécutif de World Economic Forum, Barbara Stymiest, administratrice notamment de Blackberry ltée et Financière Sun Life Inc., et Samuel L. Duboc, Président du conseil de la BDC, l’ensemble animé par Estelle Métayer, Administratrice notamment de BRP, et abordant l’innovation dans les entreprises canadiennes afin de prospérer dans les moments de perturbations.

Les participants avaient l’opportunité de donner leurs avis sur chaque thème évoqué durant les conférences par le biais d’un questionnaire interactif. Une des questions posées était de déterminer selon eux quel serait l’enjeu majeur pour les conseils d’administration dans les dix prochaines années, question à laquelle ils ont répondu à plus de 60% l’intégration des nouvelles technologies dans leurs pratiques de gouvernance. L’entre-deux de ces conférences fut l’occasion pour les participants d’échanger avec les membres de l’équipe Leading Boards sur l’apport que pourrez apporter un conseil sans papier à leurs organisations en termes d’efficacité, de sécurité, de conformité, de durabilité mais aussi et de performance tant individuelle qu’organisationnelle.



Un Gala pour célébrer l’excellence de la fonction de gouvernance



La fin de la journée était consacrée à la célébration de plusieurs administrateurs membres de l’IAS pour leur excellence dans leur devoir de gouvernance au sein de leurs organisations respectives. Ce 20e Gala Annuel de l’IAS fut présider par son Excellence le très honorable David Johnston, Gouverneur Général du Canada. Ce fut l’occasion d’honorer Nicolle Forget, Vice-présidente du conseil du groupe Jean Coutu, Robert L. Phillips, Président du conseil de Canadian Western Bank, MacDonald, Dettwiler & Associates ltée et de Precision Drilling Corporation, mais aussi Kathleen Taylor, Présidente du conseil de la Banque Royale du Canada et de SickKids Foundation.

L’équipe Leading Boards était également présente à ce gala à titre de Premium Sponsor et fût attablée avec bon nombre de membres de SickKids Foundation, ainsi qu’à la table des représentants d’Organisations québécoises, dont notamment M. André Courville, membre du conseil d’administration de l’I.A.S et président du conseil d’administration d’Uni-Select.

De la part de toute l’équipe Leading Boards, nous souhaitons chaleureusement remercier l’I.A.S pour la qualité et l’excellente organisation de ce bel événement et l’honneur pour nous d’y avoir participé comme Premium Sponsor pour mettre en lumière avec les différents administrateurs présents lors de cette journée de l’importance de la gouvernance. Nous souhaitons également les remercier de l’accueil qui nous a été réservé durant ces 2 jours.

Nous remercions également tous les participants, administrateurs et sponsors y compris, pour leur contribution au succès de ce Congrès National et Gala des Fellows, qui n’aurait pas été possible sans eux.




La Fédération Française de Football (FFF) adopte le service Leading Boards

La Fédération Française de Football (FFF) adopte le service Leading Boards

22 Juin 2017 / Par Romain Isaac



Montréal, Canada, le 22 juin 2017 – La solution de gouvernance numérique sécurisée Leading Boards, division de Réseau C.A et partenaire stratégique d’EQUITY, éditeur de solution applicatives en gouvernance d’entreprise, continue sa croissance en France et annonce la signature de La Fédération Française de Football (FFF), pour la digitalisation de son comité exécutif et du bureau exécutif de la ligue Football Amateur.

La Fédération Française de Football (équivalent de la Fédération de Soccer Canadienne) est une association française loi 1901 fondée en 1919 regroupant les clubs de soccer de France et de la principauté de Monaco, et organisant les compétitions nationales et certains matchs internationaux. La FFF est la plus grande fédération sportive du pays avec ses 2 000 000 licenciés répartis dans 17 000 clubs. Plus d’un million de matchs sont organisés chaque année, animés par 350 000 bénévoles.

Souhaitant prendre le virage numérique dans un souci de développement durable, la FFF a décidé de s’équiper d’une application de gestion sans papier des conseils et comités. Le choix de la solution numérique Leading Boards s’est opéré en juin dernier, et l’intégration de cette plateforme sécurisée sera traduira tout d’abord par une utilisation au sein du comité exécutif de la Fédération, ainsi qu’au sein du bureau exécutif de la Ligue Football Amateur. À ce jour, les réunions de ce comité et de ce bureau faisaient jusqu’alors l’objet d’un envoi par courriel de l’ordre du jour, suivi de l’impression en de multiples exemplaires de dossiers pouvant dépasser les centaines de pages.

« Nous sommes particulièrement fiers de compter la FFF parmi nos clients, et d’apporter notre brique à leur transformation digitale. Le sport en général, et le football en particulier, sont des valeurs que nous promouvons chez nos collaborateurs. Cette nouvelle référence nous ouvre par ailleurs de nouvelles perspectives de développement dans le monde associatif, dont la gouvernance peut être aussi complexe que celle des entreprises. », déclare Yves Garagnon, Directeur Général d’EQUITY.

À propos de LEADING BOARDS

Le portail digitalisé LEADING BOARDS procure aux membres des conseils d’administration et aux dirigeants une nouvelle méthode de collaboration efficace et sécurisée. Cette technologie avancée et sécuritaire permet aux organisations de bénéficier d’une qualité accrue de leur gouvernance, tout en leur donnant les moyens de mettre en application rapidement les recommandations de leur conseil d’administration.

LEADING BOARDS est le portail digitalisé pour conseils d’administration leader au Canada et en France, et plusieurs grandes organisations ont déjà adopté la solution à travers l’Amérique du Nord et l’Europe : Ville de Montréal, la Banque Royale du Canada, Investissement Québec, Université de Montréal, Benefitfocus, SNCF, BNP Paribas, Bouygues, EDF, Renault, Pernod Ricard, Société Générale et beaucoup d’autres.

À propos de RÉSEAU C.A & EQUITY

Depuis 2008, Réseau C.A. offre une solution de gouvernance numérique de pointe, Leading Boards, laquelle apporte un leadership aux organisations en matière de bonnes pratiques de gouvernance et de communication organisationnelle. Le rapprochement stratégique avec la société EQUITY s’est opéré il y a quelques années lors de la mise en marché du service LEADING BOARDS en France, et ce pour couvrir l’ensemble de l’Europe et le Moyen-Orient. RÉSEAU C.A distribue également en Amérique du Nord quelques-unes des solutions de gouvernance digitale proposées par EQUITY, telles que DILITRUST, des services de data rooms électroniques permettant la mise à disposition de données confidentielles, ou encore CORPOLEX, plateforme collaborative de gestion des domaines juridiques centralisant et organisant l’ensemble des données des juristes d’entreprise.

Éditeur et intégrateur de logiciels depuis plus de vingt ans, EQUITY offre une gamme complète de solutions et de services dédiés à la Gouvernance d’entreprise dans les domaines juridique, financier et du contrôle interne. Reconnu pour son savoir-faire et son expertise pointue dans son domaine, EQUITY s’engage chaque jour auprès de ses 490 clients dans plus de 40 pays pour accompagner leurs dirigeants dans l’atteinte de leurs objectifs en termes de conformité aux réglementations, d’efficacité opérationnelle, de transparence et de communication juridique et financière.




Réunions du conseil d’administration: une gestion plus efficace avec un portail numérique – 2e Partie

Réunions du conseil d’administration: une gestion plus efficace avec un portail numérique – 2e Partie

14 Juin 2017 / Par Romain Isaac



Dans le premier article de cette série, nous avons mis en lumière les bénéfices de l’utilisation d’un portail numérique pour une organisation et notamment la préparation en amont des réunions du conseil d’administration (création de l’ordre du jour et des dossiers du conseil, la livraison de ces dossiers du conseil auprès des administrateurs, et l’accès ensuite des administrateurs au portail numérique avant la réunion afin de la préparer au mieux). Dès que les membres du conseil reçoivent les documents, ils sont préparé et prêts pour la réunion du conseil, celle-ci peut commencer.



ÉTAPE 4 : La valeur ajoutée d’un portail numérique pour les administrateurs durant les réunions



Après avoir téléchargé tous les documents de la réunion dans le portail numérique avant que celle-ci ne commence, les utilisateurs auront l’opportunité de découvrir l’efficacité qu’il procure, mais surtout sa simplicité d’utilisation qui contribuera à une réunion productive. Nous savons tous que le temps des membres du conseil est précieux, c’est pourquoi les réunions du conseil se doivent d’être menées efficacement.

Un portail numérique comme Leading Boards aide à tenir le planning fixé en respectant le temps alloué à chaque point de l’ordre du jour, et ainsi éviter les discussions sans fin et la perte de temps. Trouver une information spécifique dans le portail, telle qu’une note personnelle prise pendant la réunion précédente et archivée dans le portail, devient une action facile grâce à l’outil de recherche qui permet aux membres du conseil de rapidement mettre en application leurs recommandations ou avis sur n’importe quel sujet.

De plus, même sans connexion internet, le gestionnaire du portail et les membres du conseil seront toujours en mesure d’accéder à tous les documents, à leurs notes personnelles, ainsi que tout autre information de la réunion, grâce à la fonctionnalité « 100% hors-ligne » du service Leading Boards. Un portail numérique répond également aux impératifs de conformité, car il rend les réunions et la salle de conseil plus transparentes, du fait que toutes les actions peuvent être enregistrées et archivées pour un futur audit.



ÉTAPE 5 : Les notes prises sont synchronisées sur tous vos supports en ligne ou hors-ligne



En utilisant une tablette pendant la réunion, les administrateurs peuvent conduire leurs réunions avec beaucoup de facilité. Une tablette est un support plat et silencieux et n’interfère pas dans les discussions et débats. Les administrateurs peuvent donc suivre aisément le rythme et le déroulement de la réunion et avoir tous les documents et données nécessaires à portée de main après s’être connecté à leurs environnement personnel sur le portail numérique.  De plus, ils sont en mesure de naviguer simplement à travers leurs notes préalablement prises lorsqu’ils préparaient leurs réunions, pour ainsi avoir toutes les informations indispensables sous la main pour des prises de décisions éclairées.

Pendant le cours de la réunion et les discussions, les membres du conseil peuvent prendre des notes supplémentaires directement sur leur tablette, et peuvent décider de les partager avec les autres membres ou de les garder privées. Avec une tablette, lire et annoter les documents avec des outils intuitifs en utilisant leurs doigts pour appuyer, naviguer ou encore balayer l’écran semble tout à fait naturel. Les administrateurs peuvent apprécier le fait d’écrire directement sur le document avec leurs doigts ou avec une variété de stylos, marqueurs ou notes Post-It, le tout similaire à l’expérience papier utilisée auparavant. Toutes les informations et les notes prises peuvent être synchronisées sur tous les supports utilisés par l’administrateur de façon hautement sécuritaire.

Rendre plus efficace un conseil d’administration, c’est aussi transformer la gouvernance en outil de leadership et de compétitivité. Avec Leading Boards, le déroulement des réunions et la gestion du flux d’information deviennent donc plus productifs, tout en permettant aux administrateurs d’exercer un leadership communicationnel efficient.

Pour plus d’information sur ce qui se passe après la réunion, restez connecté aux nouvelles de Leading Boards pour découvrir la troisième partie de cette série.




Le service Leading Boards est fier d’être sponsor du Congrès National et du Gala des Fellows organisé par l’I.A.S

Le service Leading Boards est fier d’être sponsor du Congrès National et du 20e Gala annuel des Fellows organisé par l’I.A.S

7 Juin 2017 / By Romain Isaac



Tout en célébrant les 150 ans du Canada, l’Institut des Administrateurs de Sociétés (I.A.S) organise son Congrès National pour mettre de l’avant l’importance de la gouvernance d’entreprise. Se déroulant à Toronto les 21 et 22 Juin 2017, cette conférence sera également l’occasion de célébrer l’excellence au poste d’administrateur étant donné que les Fellows de l’I.A.S 2017 seront honorés durant le 20e Gala annuel des Fellows qui se tiendra au soir du 21 Juin. Leading Boards sera présent à cet événement en tant que sponsor premium afin de souligner l’influence de la gouvernance d’entreprise dans la réussite des organisations.

Des présidents et des présidentes de conseil d’organisations canadiennes emblématiques discuteront de la façon dont la bonne gouvernance a contribué à la longévité de leurs organisations et de ce que devrait constituer l’innovation en matière de gouvernance, maintenant et dans les 150 prochaines années, afin de rester sur la voie de la réussite. Plusieurs sujets seront abordés durant cette journée de réseautage et d’ateliers interactifs, tels que la responsabilité sociale des entreprises, le développement durable ou encore l’innovation au sein des conseils d’administration. En effet, la transformation numérique des organisations est déjà à l’heure actuelle un enjeu crucial de leur pérennité.

Les entreprises sont directement concernées par ce phénomène de « digitalisation », du fait notamment que les nouvelles technologies de l’information jouent un rôle prépondérant dans l’évolution des organisations et de leurs pratiques de gouvernance. Des solutions numériques telles que Leading Boards, une plateforme dédiée à la gestion des réunions du conseil d’administration et des instances de gouvernance, peuvent améliorer de façon considérable la performance des organisations à plusieurs niveaux. Ce portail numérique représente un outil puissant pour les membres du conseil pour qu’ils puissent obtenir une efficience dans leurs devoirs de diligence et dans la mise en œuvre de leurs décisions. Les membres de l’équipe Leading Boards seront présents durant cette conférence et ce gala afin de discuter avec les participants des enjeux et stratégies actuelles et futures, qui touchent les conseils d’administration et les organisations.

Pour vous inscrire à cet événement, cliquez ici




Réunions du conseil d’administration: une gestion plus efficace avec un portail numérique – 1ère Partie

Réunions du conseil d’administration: une gestion plus efficace avec un portail numérique – 1ère Partie

31 Mai 2017 / Par Romain Isaac



L’adoption d’un portail numérique pour conseil d’administration et autres instances de gouvernance peut s’avérer être une décision difficile pour une organisation. Malgré le fait que la transformation digitale des entreprises est devenue une étape indispensable pour en assurer leurs pérennités, les membres du conseil d’administration sont parfois hésitants à l’idée de changer leurs habitudes de travail.

Cependant, l’utilisation d’un portail numérique dédié à la gestion des réunions du conseil et des instances de gouvernance peut apporter de nombreux bénéfices à différents niveaux. En effet, ce type de solution numérique permet aux membres et aux différents intervenants gravitant autour du conseil d’être plus performants, pour un processus de gestion des réunions affecté positivement. Voici le premier article d’une série de trois couvrant les étapes importantes d’une réunion du conseil (en amont, pendant et en aval), qui mettront en avant les bénéfices que procure un portail numérique à la gestion d’une réunion du conseil d’administration.



ÉTAPE 1 : La création de l’ordre du jour avec les documents requis



Cette étape représente une étape clé d’une réunion du conseil efficace et réussie. Durant la réunion, les administrateurs prennent des décisions cruciales quant au succès futur de leur organisation, et avoir en main toutes les informations nécessaires à cette prise de décision garantira des recommandations éclairées.

La création traditionnelle d’un ordre du jour et des documents rattachés requiert de longues heures de préparation. Le simple fait de rassembler et d’imprimer tous les documents nécessaires à la conduite de la réunion, de les relier et d’envoyer ces dossiers du conseil aux administrateurs par coursier peut prendre plusieurs jours. Avec le portail numérique, l’ordre du jour et les documents de la réunion sont créés de manière numérique par le gestionnaire du portail en quelques clics. Ce qui prenait des journées entières de préparation ne nécessite désormais que quelques heures.



ÉTAPE 2 : L’accès aux documents pour les administrateurs



Après avoir créé la réunion du conseil dans le portail, le gestionnaire doit permettre l’accès aux documents de manière sécurisée aux administrateurs, qui sont parfois dispersés à travers le monde ! D’un simple clic, les membres du conseil sont notifiés de la disponibilité en ligne de la réunion par email, les invitant à se connecter à leur environnement personnel où l’ordre du jour et l’ensemble des documents nécessaires à la réunion sont téléchargeables facilement. Ainsi, les administrateurs peuvent les consulter sur leurs tablettes n’importe où et à n’importe quel moment, même sans connexion internet. Avec ce processus rapide, aucune fuite d’information sensible ne se produit pour une sécurité des données confidentielles garantie.

De plus, les changements de dernière minute ou l’ajout d’un nouveau document est possible avec un portail numérique. En quelques clics, ces mises à jour sont effectuées et peuvent ensuite être envoyées auprès des administrateurs par le gestionnaire du portail d’un simple email automatique. Ce processus plus efficace de gestion en amont des réunions du conseil d’administration permet donc aux membres du conseil de préparer plus sereinement leurs réunions et d’avoir toujours les versions à jour des documents au bout des doigts.



ÉTAPE 3 : Connexion au portail pour préparer sa réunion



Une fois l’email d’invitation à se connecter au portail reçu, les membres du conseil d’administration peuvent télécharger tous les documents rattachés à l’ordre du jour afin de les étudier et de préparer la réunion à venir. Avec leurs codes d’accès personnels, ils peuvent consulter n’importe où et à n’importe quel moment le contenu de la réunion et les sujets à aborder sur leurs PC, ordinateurs portables ou encore sur leurs tablettes. Ils peuvent passer en revue tous les documents et y apporter des annotations à l’aide de Post-It électroniques, qu’ils peuvent garder privés ou bien partager avec les autres membres du conseil. Les administrateurs sont également en mesure de prendre des notes manuscrites ou surligner certaines parties du document directement sur leurs tablettes.

Une autre fonctionnalité essentielle disponible dans le portail Leading Boards est l’outil de recherche qui permet aux utilisateurs de rechercher et retrouver rapidement une information spécifique dans n’importe quel document se trouvant dans le portail, incluant ceux des précédentes réunions archivées. De plus, pendant leurs déplacements, les utilisateurs peuvent également accéder ou commenter les documents même sans connexion internet grâce à la fonctionnalité « hors-ligne », automatique et transparente pour l’utilisateur.

La plateforme Leading Boards étant certifiée ISO 27001, toutes les données sont sécurisées et sont hébergées sur des serveurs également certifiés par cette norme internationale. De ce fait, les administrateurs n’ont plus besoin de transporter avec eux des valises de documents imposantes et parfois encombrantes ! En se déplaçant simplement avec leurs tablettes, les membres du conseil d’administration peuvent désormais voyager en toute sécurité avec leur salle de conseil à portée de main et rester informés des dernières nouvelles au sein de leur conseil. Grâce à cet outil, la préparation devient plus efficace et permet aux administrateurs d’être mieux avisés sur les enjeux à discuter pour des décisions beaucoup plus éclairées.

Pour plus d’informations sur le déroulement de la réunion elle-même avec un portail numérique, restez connecté aux nouvelles de Leading Boards pour découvrir la deuxième partie de cette série.




Femmes dans les conseils : mesures, bonnes pratiques et exemples à suivre

Femmes dans les conseils: mesures, bonnes pratiques et exemples à suivre

18 Mai 2017 / Par Romain Isaac



L’appel à la parité hommes-femmes dans les conseils ne cesse de faire échos dans le monde des affaires et de la politique. Même s’il est difficile de prouver le lien entre la présence des femmes dans les CA et la performance des entreprises (cause à effet ou simple corrélation?), l’apport positif de la diversité au sein des conseils et des grandes instances semble mettre tout le monde d’accord : La mixité « suscite la discussion et favorise la diversité des points de vue sur des enjeux de société variés. Ce qui aurait pour effet d’entraîner de meilleures décisions. »

Alors quelles mesures sont prises au Canada et ailleurs dans le monde afin de passer à l’action et améliorer le nombre de femmes dans les CA et atteindre la parité? Il y a de bons exemples à suivre, des mesures qui font leurs preuves et d’autres moins…



Femmes dans les conseils : la situation au Canada



Le Canada est souvent cité comme exemple en termes de parité et de diversité, mais quelles sont les mesures existantes ici et leurs résultats?

Les mesures prises par le gouvernement Trudeau, outre le fait d’avoir un gouvernement diversifié et égalitaire, repose sur le principe du comply or explain. Il s’agit pour les sociétés cotées en bourse de devoir « dévoiler annuellement les processus de sélection, les politiques et les objectifs quantitatifs visés par la réglementation. Ainsi, à défaut d’avoir fait progresser le taux de féminité de leur CA, les dirigeants seraient tenus de s’expliquer publiquement ».

Une mesure dont les résultats sont plus que moyens. L’augmentation des femmes est marginale, elle est passée de 11% à 12 % entre 2015 et 2016. Ainsi, comme le titre un article de La Presse du 7 mars dernier, l’avancée des femmes dans les conseils ce fait « un tout petit pas à la fois ».

La province de l’Ontario a quant à elle prit de l’avance en adoptant des cibles à atteindre en plus du principe de comply or explain : « D’ici 2017, les entreprises de la province devront avoir 30% de femmes gestionnaires, et d’ici 2019, cette cible passera à 40%. »

Cependant, le Québec est un meilleur élève, en 2016 on atteint 18% des postes dans les CA occupés par des femmes.
Ceci s’explique grâce à la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État qui impose au CA des sociétés d’État d’être constitué de femmes et d’hommes à parts égales à compter du 14 décembre 2011. Les résultats depuis sont très encourageants : « La représentation globale des femmes au sein des CA de ces organismes publics est passée de 28 % à 52,4 %. Cette hausse remarquable de la participation des femmes au processus décisionnel de ces organisations ébranle le scepticisme qui avait entouré l’entrée en vigueur de la Loi. »

La parité hommes-femmes au Canada s’améliore à petits pas et les résultats varient en fonction des politiques provinciales. Cependant, les pays européens et d’autres pays à travers le monde vont bien plus loin et enregistrent de bien meilleurs résultats.



Ces pays qui montrent le bon exemple pour atteindre la parité hommes-femmes dans les conseils



Les pays Scandinaves sont les meilleurs exemples de parité hommes-femmes de façon générale grâce, entre autres, à leur excellent service de garde d’enfants et au congé paternité qui permettent aux femmes d’accéder plus facilement au milieu du travail. Ajoutez à cela une législation contraignante et vous obtenez des taux de femmes dans les conseils atteignant les 43%.
La Norvège en est le précurseur, depuis 2006, une loi impose 40% de femmes dans les conseils. La Suède vient de mettre en application le même quota pour entreprises cotées, sous peine d’une amende en cas de non-respect de la loi d’ici 2019.

La Norvège compte 43% de femmes dans les conseils d’administration, suivie de la France 41% et de la Suède 37%. L’Italie, l’Allemagne, la Finlande et la Belgique sont proches ou au-dessus des 30%.

La France obtient ce résultat grâce aux lois qui se succèdent depuis 2011 en faveur de l’égalité hommes-femmes dans les grandes entreprises cotées et les entreprises publiques.

D’après Selim Jahan, directeur du rapport sur le développement humain publié chaque année par le PNUD (Programme des Nations Unies pour le développement) : « Les quotas permettent de faire de plus grandes avancées, quand les décisions sont prises par l’État, de manière contraignante, dans un cadre légal ».

Les quotas permettent donc d’ancrer dans la culture la présence des femmes dans les postes décisionnels et corriger la sous-représentation des femmes dans les conseils, les postes d’administratrices et d’élues.

Enfin, selon le Rapport mondial 2016 sur la parité hommes-femmes, le Rwanda se classe 5e au rang mondial grâce à la forte participation des femmes en politique. 64% de femmes sont élues au parlement rwandais versus 26% au Canada.



La diversité est donc bénéfique pour les entreprises et les quotas font leurs preuves en Europe. Rappelons que l’égalité hommes-femmes est inscrite dans la Constitution Canadienne depuis les années 80. Alors qu’attend le Canada pour faire en sorte d’appliquer ses propres Lois et s’assurer que les femmes ont vraiment les mêmes chances que les hommes? Les avancées en la matière ne tombent pas du ciel! Nous avons la preuve que fixer des objectifs et émettre des recommandations ne suffis pas. Il est temps de rattraper notre retard!






En quoi la cybersécurité est-elle un point crucial de votre stratégie de transformation digitale?

En quoi la cybersécurité est-elle un point crucial de votre stratégie de transformation digitale?

9 Mai 2017 / Par Romain Isaac



La transformation digitale modifie structurellement le fonctionnement et l’organisation des entreprises. L’arrivée des cloud, IoT, Big Data, et des grands enjeux de mobilité font évoluer très rapidement les modèles, les infrastructures et les usages. La prise de conscience est réelle. Mais aujourd’hui, même si 58% des entreprises considèrent que la transformation digitale est devenue l’enjeu n°2 des entreprises derrière les résultats financiers (Deloitte 2016*), seulement 7% des organisations considèrent la cybersécurité comme un sujet de premier ordre pour satisfaire la transformation digitale des entreprises.

Alors même que les risques de faille de sécurité ne cessent de croître avec la transformation digitale, pourquoi l’adoption de bonnes pratiques n’est-elle pas aussi rapide que la menace grandit ?


Les idées reçues dans ce domaine sont nombreuses. Voici quelques pistes d’explication du retard pris sur le sujet de la sécurisation des données de l’entreprise.

  •  Assurer la veille des menaces uniquement par des ressources internes. Ce serait une erreur fondamentale. La variété des attaques et des outils est aujourd’hui impossible à appréhender par une simple veille au sein de l’entreprise. Il est nécessaire d’anticiper les attaques et de ne pas simplement s’en défendre lorsqu’elles arrivent.
  •  Considérer seulement les attaques sans en mesurer les conséquences. Les sujets de sécurité sont parfois traités à la marge car la conséquence des attaques n’est pas prise en compte dans le dommage estimé. Lors d’une cyberattaque, on considère trop souvent les coûts directs en lien avec la perte ou le vol d’une information détenue par une entreprise (une base de données clients par exemple). Pourtant, c’est l’infrastructure tout entière qui est invalidée par la perte ou le vol de cet élément.
  •  Ne pas se sentir concerné. On entend parfois : notre entreprise est trop petite pour être victime d’une cyberattaque. C’est une idée totalement fausse car la fragilité de leurs données fait des petites et moyennes entreprises des cibles de choix pour les hackers, en particulier avec l’utilisation des ransomwares.


Au niveau mondial, une bonne dynamique de croissance pour la cybersécurité



« Le marché français de la cybersécurité est l’un des plus dynamiques en Europe, en particulier au niveau des grandes entreprises et des administrations. » constate Mathieu Poujol, Principal Consultant de PAC, CXP Group, premier cabinet européen indépendant d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services informatiques et de la transformation numérique. Mais la tendance à la croissance se retrouve très largement car 25% des organisations ont déjà adopté un conseil sans papier dans le monde.

La cybersécurité, portée par la croissance intrinsèque de l’industrie digitale, est devenue un marché crucial. Nous savons déjà que d’ici 2021, 50% des conseils auront opté pour le « sans papier ».

Mais au-delà de la croissance d’un marché, il s’agit de l’adoption de nouveaux réflexes par les hommes, et en particulier les conseils d’administration et les comités d’entreprise. Ce sont les cibles les plus exposées de l’entreprise car elles détiennent des informations hautement confidentielles.



Faire de la sécurité un enjeu stratégique pour les conseils d’administration



En utilisant des environnements virtualisés et sécurisés, on se prémunit des conséquences que peuvent avoir une cyberattaque sur toute la chaîne de valeur de l’entreprise.

C’est sous l’angle du métier et du business que la cybersécurité est fondamentale à garantir. Sous cette perspective, la stratégie à mettre en place se dessine comme une feuille de route. Pour exemple, la sécurité des données du conseil dépend des usages communs de tout le groupe. Adopter une approche « secure by design » permet d’anticiper les risques de cyberattaque. Adopter une solution de gestion de ses données, de ses réunions et de ses documents, c’est prendre un réflexe pertinent dans un fort contexte de cyber-menaces.

L’évolution progressive vers un conseil sans papier présente de nombreux avantages. L’efficacité du conseil d’administration s’en trouve renforcée : en amont, la préparation des réunions simplifiée au niveau de la gestion des données et de l’autorisation des accès. L’utilisation de serveurs certifiés ISO 27001 permet notamment de se prémunir contre d’éventuelles failles. Un conseil sans papier permet également une expérience plus performante du conseil pour les administrateurs. En effet, l’accès aux données, la mobilité des documents, l’utilisation d’outils collaboratifs permet une prise de décision plus rapide et plus fluide.

Pour s’assurer d’une gouvernance efficace et d’une mise en œuvre rapide des décisions, il est fondamental de s’équiper d’une solution pertinente, flexible et facile à mettre en place. Car aujourd’hui, il n’y a pas d’économie digitale possible sans sécurité digitale.

Sources:

Etude Deloitte 2016