Comment adopter un conseil sans papier ?

Avec le renforcement des réglementations destinées à offrir plus de transparence aux parties prenantes et instaurer de bonnes pratiques en termes de gouvernance, la gestion du conseil d’administration est devenue un défi en soi. L’organisation et la communication notamment concernant les réunions qu’elles soient mensuelles, trimestrielles ou bien annuelles sont des tâches de plus en plus complexes avec ces nouvelles obligations et l’internationalisation des membres des conseils.

Pour faciliter la gestion et optimiser l’efficacité du conseil, une solution existe ! Celle-ci répond au plus près des besoins des administrateurs car elle a été conçue pour eux : le conseil sans papier (« board portal »).

Faire entrer la technologie au sein du conseil d’administration peut se relever être une mission compliquée. Avant d’instaurer d’une telle plateforme, nous vous suggérons de prendre en compte certaines considérations. Ces conseils peuvent être profitables pour mener une transition en douceur vers un conseil sans papier et ainsi offrir une expérience enrichissante à tous les administrateurs.

Qu’est-ce qu’un portail de conseil sans papier ?

Une solution de conseil sans papier est un logiciel informatique issu des dernières technologies. Facile à utiliser, il s’agit d’un portail en ligne offrant un espace de travail qui permet :

  • la préparation des réunions,
  • la création et la distribution des pochettes d’information,
  • l’archivage automatique,
  • le remplacement des documents papier par un stockage et une gestion électronique,
  • différents outils interactifs et de collaboration entre les membres du conseil d’administration comme la recherche d’un mot clé dans un document…

Cette nouvelle gestion de la gouvernance permet un accès simplifié et un contrôle renforcé de l’information conduisant à un meilleur processus de prise de décision sur les questions stratégiques.

Le portail Leading Boards est “simple et pratique, je peux me rendre aux réunions du conseil d’administration avec seulement mon iPad ” affirme le Président d’un conseil d’administration ayant adopté le portail depuis quelques mois.

 Définir les besoins spécifiques de votre conseil

Avant de choisir votre partenaire pour cette solution et convaincre les membres du conseil d’administration, il est important de définir quels sont les besoins de votre conseil afin de trouver la solution idéale. Voici quelques exemples de problèmes qu’une telle solution permet de résoudre.

  • Votre conseil est-il surchargé de documents papier ?

Pour certains, chaque pochette d’information peut s’élever à deux annuaires téléphoniques… Tant de papier, impossible à organiser et qui peut mener à la perte d’un document confidentiel.

  •  Les réunions du conseil d’administration : un fardeau à organiser ?

Les membres sont-ils répartis dans les quatre coins du monde faisant de la distribution et la communication des informations essentielles une « mission impossible ».

  • Faites-vous face, de manière récurrente pendant les réunions, à de longues discussions sur des sujets qui pourraient être discutés et traités en amont ? Trouvez-vous qu’il y a un manque de collaboration entre les membres du conseil ?

Les réunions rallongées ne plaisent à personne. Respecter le délai pour chaque élément d’un ordre du jour est essentiel mais parfois compliqué si les administrateurs souhaitent échanger leurs avis et n’ont pas de moyens pour le faire en dehors du temps consacré à la réunion.

La sécurité des données est une priorité !

La majorité de l’information échangée au sein de votre conseil d’administration et entre les membres est de nature stratégique et confidentielle.

Un des critères les plus importants à prendre en compte pour la sélection d’un conseil sans papier concerne le niveau de protection offert par le fournisseur. Ce niveau doit être au moins aussi élevé que les cartes de crédit et des standards bancaires et également certifié par les normes internationales.

Avant d’y transférer toutes votre information, enquêtez sur le lieu de stockage des données, qui peut y accéder et qui les contrôlent :

Outils et simplicité

En choisissant d’instaurer un conseil sans papier, en plus de l’élimination du papier, vous aurez accès à de nouvelles fonctionnalités pour améliorer la dynamique du conseil.

Créés premièrement pour un accès par un ordinateur, désormais ces portails sont disponibles via des applications iPad dédiées permettant aux administrateurs de bénéficier de la mobilité de l’appareil et de son interface conviviale. La tablette iPad est en effet l’appareil idéal pour les réunions du conseil. En effet, à plat sur la table, un iPad n’est pas le même obstacle à la discussion comme un ordinateur peut être et il fera également moins de bruit (ventilateurs d’ordinateurs, touches du clavier…).

De plus, les administrateurs pourront profiter de fonctionnalités avancées pour l’annotation de documents aussi rapides que s’ils écrivaient sur des documents papier.

Un investissement gagnant

“En moyenne, chaque réunion d’un conseil nécessite entre 100 et 200 pages de documents par administrateur. La manipulation de ces documents engendre des coûts et des efforts colossaux. .. Ainsi, le portail de conseil sans papier ne représente pas une dépense mais plutôt un investissement à haut rendement. » Explique M. Félio, président de Leading Boards mais également administrateur au sein de plusieurs compagnies.

En effet, l’adoption d’un conseil sans papier permet de réduire non seulement la consommation de papier  mais aussi de nombreux coûts liés à la logistique du conseil d’administration. Cela réduit le stress de ces tâches administratives pour la secrétaire corporative, libérant également plus de temps pour des activités plus gratifiantes.

Une transition à mener étape par étape

Le passage à un conseil sans papier doit être planifié et compris par tous les futurs utilisateurs. Le choix d’adopter une solution sans papier peut être discuté au sein du conseil et même sujet à un vote.

Il est important de rajouter à l’ordre du jour un temps de présentation de la solution et en expliquer les avantages pour les administrateurs. L’utilité doit être vue pour tous les utilisateurs ainsi que pour le futur gestionnaire.

Parfois il peut être nécessaire de convaincre en amont un membre principal du conseil d’administration comme le président ou le directeur général pour améliorer la gouvernance quotidienne et ainsi suggérer avec un appui fort aux autres administrateurs.

Le choix du fournisseur est une étape importante puisqu’il s’agit de sélectionner un partenaire de confiance pour le stockage des données.

Le niveau de support et d’accompagnement proposé est un critère essentiel. Le fournisseur se doit de proposer un support illimité et de former les utilisateurs afin de guider la transition numérique pour qu’elle soit efficace et offrir une expérience  technologique agréable pour tous.

Secrétaire corporatif : pilier d’une bonne gouvernance

Le secrétaire corporatif est un des acteurs clés pour la gestion au quotidien du conseil d’administration. Pour les organisations qui savent valoriser ce rôle, le secrétaire corporatif est une source de valeur ajoutée. En effet, son implication pour la promotion de bonnes pratiques de gouvernance et en matière d’éthique est incontournable.

Qui est le secrétaire corporatif ?

Le secrétaire corporatif est une fonction exercée en majorité à temps partiel. Le secrétaire peut être une personne externe exerçant la profession d’avocat. Cependant, c’est souvent une personne en interne, rattachée à une autre fonction permettant une connaissance plus large de l’entreprise et une meilleure prévention des risques. C’est un rôle pris en charge par un cadre dirigeant spécialisé dans le domaine juridique et au droit des sociétés.
Le secrétaire a la confiance du conseil, il/elle doit observer la plus grande neutralité et confidentialité sur les travaux du conseil et des comités.

Le métier de secrétaire corporatif a longtemps été agrégé à un métier principalement dominé par les aspects procéduraux et de conformité, la rédaction de procès verbaux et la logistique des opérations de gestion du conseil d’administration. Ce rôle est souvent perçu comme pénible, centré sur des tâches peu gratifiantes et ainsi laissant peu de place à la créativité.

Pourquoi ce changement ?

Les organisations et leurs différentes parties prenantes ont vu leurs intérêts grandement évoluer au cours des années. Ainsi des sujets comme l’éthique, l’écologie ou encore la technologie qui étaient de simples attraits ou moyens de donner de la valeur ajoutée à son entreprise, sont désormais des éléments essentiels. C’est dans cet environnement que le rôle de secrétaire corporatif a évolué. Malgré de grandes différences en fonction du secteur d’activité, le secrétaire corporatif est devenu un rouage indispensable, aux côtés du président et du directeur général pour répondre à ces nouveaux enjeux de gouvernance.

Secrétaire corporatif : l’instigateur d’une meilleure efficacité

Aujourd’hui plus que jamais, le secrétaire corporatif est force de proposition et apporte de la valeur ajoutée à l’organisation. C’est d’ailleurs pourquoi nombreux d’entre eux ont choisi de passer au conseil sans papier.

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En classant toutes les  données du conseil et des comités, les réunions, les documents et les discussions dans un logiciel de conseil sans papier hautement sécurisé, le secrétaire corporatif peut alléger la charge de travail et faciliter l’accès à l’information. La gestion du conseil via une solution technologique permettra de renforcer l’évolution du rôle du secrétaire en rendant l’organisation des réunions dont la transmission des pochettes d’informations plus rapide et plus facile. Il permet d’économiser beaucoup d’efforts et de limiter le stress en offrant la possibilité d’ajouter les documents au fur et à mesure, de les classer et d’avoir une garantie de confidentialité maximum. Toutes les données dans le portail assurent que la bonne information sera distribuée à la bonne personne et au bon moment.

En tant que interlocuteur privilégié ainsi que dans son rôle d’avant-garde ou bien de fer de lance du conseil, le secrétaire corporatif sera le premier à mener la transition numérique. Pour que l’adaptation à ces nouvelles technologies soit plaisant, le service Leading Boards offre un support illimité et un accompagnement personnalisé tout au long de cette transformation vers un conseil 2.0.

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Vos données confidentielles sont-elles à l’abri du PATRIOT ACT et de la NSA ?


Répondez aux questions de l’infographie ci-dessous pour découvrir si vos données sont à l’abri du PATRIOT ACT et de la NSA ou si leur confidentialité est menacée.

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Pour en savoir davantage sur la surveillance américaine, consultez l’article suivant :
 la surveillance américaine : ne sous-estimez pas le danger pour les entreprises françaises !

La surveillance américaine : ne sous-estimez pas le danger pour les entreprises françaises !

Depuis l’été dernier, avec les scandales de l’espionnage américain des programmes PRISM et PATRIOT ACT, la confidentialité des données est à l’ordre du jour !

image-patriot-act-conseil-administration-sans-papierCe lundi, nouvelle révélation par le journal « Le Monde ».
Le journal indique que de décembre à janvier dernier la NSA aurait collecté 70 millions de données téléphoniques en France. Cette information issue des documents d’Edward Snowden et qui sont accessibles par Le Monde, prouve la nécessité de renforcer la sécurité des entreprises françaises et notamment de l’hébergement de leurs données.

En effet, on note que les enregistrements concerneraient « les personnes suspectées de liens avec des activités terroristes, ou encore celles liées au monde des affaires, de la politique ou à l’administration française ».

La NSA aurait aussi collecté, entre février et mars, 97,1 milliards de données numériques dans le monde. En nombre d’interceptions de ces données par les États-Unis, la France est le troisième pays européen, derrière l’Allemagne et l’Angleterre. Mais pour les Britanniques, cette surveillance s’est fait avec « l’assentiment de leur gouvernement », précise Le Monde.

La sécurité, souvent vue comme une contrainte par les acteurs de la gouvernance des entreprises doit désormais devenir une priorité. La confidentialité des communications et des données des conseils d’administration des entreprises françaises est donc menacée. Ceci est d’autant plus vrai pour les données  conservées dans le « Cloud » et sur des serveurs sur le sol américain ou ayant des liens avec les États-Unis.

Cette sécurité de l’information est un critère principal lors du choix du logiciel pour la dématérialisation du conseil d’administration. En effet, ce sera dans ce portail sans papier que seront stockées toutes les informations sensibles et hautement stratégiques traitées par les administrateurs.

Un conseil sans papier est source d’économies d’argent, d’un gain de temps et d’efficacité mais son adoption soulève la question de la confidentialité des données. Si le fournisseur du portail, c’est-à-dire l’hébergeur de vos données, est de nationalité américaine, a des liens avec les États-Unis ou conserve les données dans le « Cloud », vos informations peuvent être à risque et sous le Patriot Act !

Avec le Patriot Act, la NSA et d’autres services de sécurité américains  peuvent avoir accès avoir accès aux renseignements personnels sur toute personne ou société, sans contrôle judiciaire et sans les informer.  Dans un contexte de compétition mondiale, l’intelligence économique est une arme redoutable. L’espionnage industriel et le vol de données sont des menaces réelles pouvant nuire aux intérêts et à la pérennité des entreprises.

Les membres des conseils d’administration des sociétés françaises doivent prendre en compte la gravité de ces risques sur leurs informations stratégiques. Il est ainsi nécessaire de bien choisir le prestataire de la solution de conseil sans papier et maintenir le contrôle sur ses données en tout temps.

Protéger l’information est ainsi une priorité pour maintenir la compétitivité de l’entreprise et préserver les intérêts des parties prenantes.

Stocker et gérer ses données au sein d’un conseil sans papier non soumis au Patriot Act et ayant aucun lien avec les États-Unis, ni même un client, comme le service Leading Boards avec des serveurs en France, permet non seulement d’éliminer le risque de perte d’un papier confidentiel mais de conserver toute l’information loin des programmes d’espionnage américains !

>>> Consultez tous les documents publiés par « Le Monde » dans le cadre de l’espionnage de la NSA 

>>> Image source: freedigitalphotos

Les cyber-menaces à l’ordre du jour des conseils d’administration

Les services chargés de la sécurité informatique du Premier ministre français Jean-Marc Ayrault, ont demandé à tous les ministères d’arrêter de transmettre des informations classifiées avec des smartphones et tablettes non équipés d’un système sécurisé…

clavier-cadenas-conseil-d-administrationCette annonce met une fois de plus l’accent sur la confidentialité des échanges et la sécurité des appareils interconnectés.

Avec les affaires d’espionnage comme le Patriot Act et l’augmentation de la fréquence et la gravité des cyber-attaques, les organisations doivent renforcer leurs mesures de sécurité pour garantir la confidentialité de leurs données. Il est également impératif que les entreprises publiques comme privées mettent en place des actions préventives pour éviter toute intrusion.

L’enquête Lloyds Risk Index 2013 auprès de plus de 500 dirigeants et membres de conseils d’administration d’entreprises montre une prise de conscience des cyber-risques. L’étude place les risques informatiques au 3ème rang mondial sur leur « Risk Index », cette catégorie ne se trouvait seulement à la 12ème place en 2011.

Désormais, ces risques sont pour la majorité à l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration de tous les types d’organisations. Les administrateurs et directeurs doivent mettre en place des stratégies pour anticiper ces risques et les réduire. Ils doivent protéger les données de l’entreprise et son activité mais aussi l’information traitée au sein même du conseil.

Quatre des risques majeurs à évaluer et anticiper par le conseil sont :

  • le vol ou la manipulation de renseignements privés
  • l’espionnage industriel et intellectuel
  • les virus informatiques
  • la fraude et crimes financiers.

Le risque d’intrusion par un tiers doit être discuté au sein du conseil qui doit s’équiper des compétences, des ressources clés et de procédures efficaces pour le minimiser.

Cependant, il est à noter que la fuite d’informations confidentielles au sein du conseil est souvent liée à une mauvaise connaissance des risques de la communication en réseau. L’envoi de courriels par exemple est un des premiers dangers pour la confidentialité. En effet, le courriel peut être intercepté, ne jamais être délivré ou transmis par erreur à un tiers.

Un premier pas vers la sécurisation des données et des échanges peut être l’implémentation d’une solution de gestion en ligne pour regrouper et sécuriser toute l’information du conseil et des administrateurs.  Un conseil sans papier permet au conseil d’administration de savoir où sont stockées ses données et de maintenir le contrôle sur l’accès.

Choisir de confier l’hébergement de ses données à un spécialiste des solutions de gestion des conseils d’administration permet de bénéficier d’une sécurité très élevée. L’hébergement est certifié par des normes internationales en matière de sécurité informatique pour garantir une confidentialité maximum de l’information stockée et échangée.

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La dématérialisation du conseil d’administration

conseil-sans-papierLes nouvelles technologies tiennent une place omniprésente dans l’environnement économique et sociétal actuel. De nouveaux outils sont nés et ils sont présents à tous les niveaux de l’entreprise pouvant faciliter certaines tâches et permettant d’accroître l’efficacité. Désormais, ce sont les conseils d’administration qui s’intéressent aux apports des technologies pour leur gestion et organisation.

Cette mutation au sein des conseils d’administration ne date pas d’hier. En effet, au commencement de la dernière décennie, les scandales liés à la gouvernance des entreprises, accusés d’un manque de transparence (ex : Affaire Enron 2002) avaient amorcé ces transitions.

Ainsi, des entreprises à la pointe de la technologie ont innové pour répondre aux nouveaux défis des conseils d’administration : améliorer la transparence (loi Sarbanes-Oxley 2002), limiter les risques des administrateurs, faciliter le travail des dirigeants et conduire une démarche orientée Responsabilité Sociale et Environnementale.

Ces spécialistes des nouvelles technologies ont développé des solutions appelées « conseils sans papier » pour accompagner la restructuration et la dématérialisation des conseils d’administration.

Dématérialiser par un conseil sans papier

Un conseil sans papier est une solution de gestion du conseil d’administration et des comités, issue des dernières technologies, mais pourtant très simple d’utilisation. Il s’agit d’un portail sécurisé et collaboratif accessible depuis Internet via un ordinateur ou une tablette numérique. Adopter un tel outil permet d’organiser efficacement les réunions du conseil : création de l’ordre du jour, invitation des administrateurs, communication des procès verbaux et des documents nécessaires pour faciliter le devoir de diligence des administrateurs.

Le remplacement de tous les supports papier, pouvant représenter mensuellement jusqu’à deux gros bottins téléphoniques, se fait par une gestion documentaire électronique. Tous les documents sont archivés et peuvent être téléchargés, annotés et discutés via la plateforme. Des outils performants permettent de retrouver les notes ou des mots clés dans les documents.

De plus, un conseil sans papier offre de nouveaux outils pour accroître la collaboration entre les membres et améliorer le processus de décision aux réunions.

La sécurité est la priorité

Toutes les opérations se déroulent à l’intérieur du portail et il n’y a donc pas de risques sur la confidentialité des données échangées. Les solutions de conseils sans papier offrent une sécurité élevée, de l’ordre des cartes de crédit et des banques afin d’assurer, la sécurité de toute l’information du conseil et protéger des risques de piratage.

À noter, le choix du fournisseur de la solution est une étape importante pour la sécurité des données du conseil. Si le fournisseur est de nationalité américaine, a des liens avec les États-Unis ou conserve les données dans le « Cloud », le Patriot Act pourrait s’appliquer et la confidentialité des données serait menacée. Les conseils d’administration doivent donc prêter une attention particulière au choix de leur fournisseur de solution pour assurer la protection de leurs données stratégiques et établir une relation de confiance avec leur nouveau partenaire.

Économie et efficacité

Par l’élimination du papier, des frais de messagers, de déplacement des membres et du temps de préparation des réunions, les entreprises ayant dématérialisé leur conseil réduisent considérablement les coûts et les efforts liés à la gestion de leur conseil d’administration.

Un conseil d’administration dématérialisé permet une efficacité plus élevée et davantage de temps pour les discussions stratégiques pour une meilleure gouvernance au quotidien.

Les Conseils d’administration à l’ère du numérique

ID-100174536-300x199Les nouvelles technologies transforment la structure de l’économie et le monde des affaires. De nouveaux outils modifient les produits et services offerts mais aussi les processus de fabrication et d’organisation des entreprises. Chaque poste dans l’organisation est impacté par le numérique. Ainsi, les dirigeants et cadres supérieurs doivent être en mesure de mener et accompagner la mutation technologique de leur entreprise et détenir une vision à long terme dans ce domaine pour anticiper les (r)évolutions.

Cette vision et ces connaissances devenues indispensables sont aussi applicables au niveau du Conseil d’administration. En effet, les administrateurs ont la responsabilité de conseiller les dirigeants et prendre les décisions pour le futur de l’entreprise. De fait, ces décisions doivent intégrer les évolutions technologiques. Pourtant, bien des entreprises n’appliquent pas ces impératifs pour leurs Conseils qui ont besoin d’experts dans ces domaines.

Pour comprendre comment les Conseils d’administrations répondent au besoin de se former et d’être compétent dans le domaine du numérique le cabinet Russell Reynolds Associates a réalisé une étude complète, sur l’année 2012, sur les compétences numériques des Conseils d’administration à travers le monde.
L’étude porte sur les 100 plus grosses entreprises des États-Unis, de l’Europe et de l’Asie, soit 300 entreprises et 3 307 administrateurs.

 

Les principales conclusions de l’étude sont les suivantes :

  • 18 entreprises sur les 300, soit seulement 6% avaient un Conseil d’administration pouvant être considéré comme «hautement numérique»1.
  • 69 entreprises, 23%, avaient une représentation numérique relativement importante (au moins un expert dans ce domaine).
  • 70% des entreprises n’avaient aucun administrateur spécialisé dans le numérique (210 entreprises).

On constate une variation significative selon les régions puisque 88% des Conseils «hautement numériques» sont aux États-Unis, les deux autres sont en Europe et aucun ne se trouve en Asie.

Les entreprises du secteur des technologies n’ont pas le monopole des Conseils d’administration «hautement numériques».

En effet, seulement 9 des 16 Conseils « hautement numériques » aux États-Unis appartiennent à ce secteur d’activité (Apple, Cisco, Dell, Google, Hewlett-Packard, Intel, Microsoft, Oracle et Amazon.com).

En Europe, seuls les Conseils de Telefónica (Espagne) et Nokia (Finlande), peuvent être considérées comme « hautement numériques ».

Aucun Conseil «hautement numérique» ne se trouve en Asie, ce qui peut sembler paradoxal quand on constate que l’Asie dispose d’une infrastructure technologique plus importante que le reste du monde, et est le lieu d’origine de multinationales comme Samsung et Sony, des moteurs de l’innovation technologique.

La demande des administrateurs experts dans le champ du numérique est en croissance. En 2012, les Conseils ont orienté leur recrutement de nouveaux administrateurs vers des profils numériques : 15% des nouveaux administrateurs aux États-Unis, 5% en Europe et 1% en Asie avaient ce type de profil.
Russell Reynolds Associates prévoit d’ailleurs que cette demande continuera à croître en 2013 avec 19% des directeurs qui seront nommés aux États-Unis et 8% des directeurs nommés en Europe viendront de ce milieu.

Voir l’étude : Digital Economy, Analog Boards: The 2012 Study of Digital Directors

Les Conseils d’administration font de grands pas vers le numérique et les nouvelles technologies. Recruter des administrateurs experts dans le domaine est la première étape pour avoir des compétences clés pour prendre les bonnes décisions en matière de technologie. Dans cette démarche, le Conseil peut également choisir de mettre en place un Conseil sans Papier afin de bénéficier des avancées des nouvelles technologies pour une meilleure organisation des réunions et des documents, avoir accès à de nouveaux outils et renforcer la collaboration entre les administrateurs, le tout en s’inscrivant dans une initiative environnementale.

En 2012, selon le rapport « Board Practices » par le cabinet Deloitte2, on note que 66% d’entreprises publiques interrogées utilisent un Conseil sans papier, 54% des entreprises privées et 88% des associations à but non lucratif. Pour finir, de nombreuses entreprises comptent acquérir un portail pour la gestion de leur Conseil d’administration en 2013.

Découvrez dès à présent les principaux avantages d’un Conseil sans papier pour la gestion numérique du Conseil d’administration et des comités !

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1 « Hautement numérique » signifie que le Conseil dispose de au moins trois de ses membres occupant ou ayant occupé une fonction liée au numérique et aux technologies.
Étude réalisé par 3,000 individus de plus de 1 600 entreprises de tailles, industries et de structures différentes.
Image source: freedigitalphotos

Préservez vos données confidentielles du Patriot Act !

Adopter un conseil-sans-papier vous permet d’accroître l’efficacité grâce à un accès à de nouvelles fonctions, d’outils et d’échanges…, mais une condition s’impose pour assurer la protection et la confidentialité de vos données et documents électroniques : le choix d’une solution non soumise au USA Patriot Act.

Quel est le risque d’héberger vos données sur une solution soumise au Patriot Act ?

Le Patriot Act est une loi américaine datée du 26 octobre 2001, suite aux attentats du 11 septembre et s’inscrit dans la lutte contre le terrorisme. Patriot Act est l’acronyme de « Uniting and Strethening America by providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct terrorism », c’est-à-dire « Unifier et renforcer les États-Unis en se dotant des outils appropriés pour déceler et contrer le terrorisme ».

Cette loi impose des obligations aux citoyens et entreprises de droit américain ainsi que les serveurs qui hébergent leurs données. Avec cette loi, le FBI et autres services de sécurité nationale peuvent établir une Lettre de Sécurité Nationale sans preuve à l’appui, pour avoir accès aux renseignements personnels de toute personne physique ou morale, sans aucun contrôle judiciaire et à leur insu. Ainsi, la personne concernée ignore les données consultées, leur usage, leur conservation et les destinataires de l’information.

L’intelligence économique constituant une nouvelle arme dans la concurrence mondiale, cette intrusion dans les données confidentielles engendre un risque de fuite d’informations qui aurait des effets préjudiciables pour une entreprise. La protection de ces renseignements est d’autant plus primordiale pour les conseils d’administration qui traitent des informations hautement stratégiques.

L’économie moderne est basée sur l’information et sa circulation, facilitée par l’essor des nouvelles technologies. Le savoir est désormais un facteur de compétitivité sur les marchés mondiaux. Dans cette société de l’information, les données dont celles de nature sensible peuvent être échangées en tout temps et à partir de tout lieu.

« Le flux de données transfrontière augmente chaque jour et cela est dû, en partie, au fait que l’on s’appuie de plus en plus sur l’impartition, une pratique selon laquelle les entreprises et les gouvernements engagent un fournisseur externe pour mettre en œuvre un programme ou pour fournir un service, comme gérer une base de données. Cela permet souvent de réaliser des économies et d’améliorer les niveaux de service…
Bien que le flux de données transfrontière ait donné lieu à des gains d’efficacité, à un accès à de nouveaux produits et services, ainsi qu’à des avantages sur le plan économique, le transfert de renseignements personnels d’un pays à l’autre a également soulevé des inquiétudes – à savoir, que les renseignements tombent entre les mains de personnes à qui ils ne sont pas destinés. » 1

Avec un tel flux d’information, une question s’impose : les données échangées sont-elles régies par les lois du pays émetteur ou destinataire ?

« Lorsqu’un fournisseur est choisi pour administrer des renseignements personnels et qu’une partie de son exploitation, y compris les sous-traitants, est à l’extérieur du Canada, les lois de l’autre pays (ou des autres pays) peuvent s’appliquer aux renseignements conservés ou accessibles électroniquement dans le pays étranger. Si on engage une société des États-Unis ou ayant des liens avec les États-Unis, le USA PATRIOT Act pourrait s’appliquer. » 2

Ainsi, les solutions de conseils sans papier offertes par des entreprises américaines sont donc à risques, car même si ces entreprises disent avoir des serveurs au Canada, ils restent sous la législation de leur nationalité, dans ce cas de la loi américaine du Patriot Act. Ces solutions n’apportent aucune garantie en termes de protection et de confidentialité des données téléchargées et échangées.

Et si vous adoptiez une solution canadienne assurant la protection de vos données ?

Il convient de souligner que « Le gouvernement du Canada accorde une grande importance à la question de la protection des renseignements personnels, y compris les préoccupations exprimées au sujet des possibles risques que représentent des lois étrangères, telles que la USA Patriot Act, pour la protection de ces renseignements. » 1

La réglementation 3 est donc tout autre pour les entreprises de nationalité canadienne. Celles-ci sont régies par la « Loi sur la protection des renseignements personnels » pour les renseignements personnels relevant des institutions fédérales et la « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques » pour les informations recueillies par des entités du secteur privé. Ces lois protègent les individus et entreprises de l’intrusion dans leurs données par les services de sécurité américaines qui doivent au préalable obtenir une ordonnance par un juge pour toute demande d’information.

Par conséquent, toute information ou document sauvegardée sur les serveurs d’une entreprise canadienne comme Leading Boards est à l’abri du Patriot Act et la confidentialité est assurée. Les informations échangées sur le conseil sans papier de Leading Boards sont restreintes aux utilisateurs identifiés et elles sont protégées de toute intrusion extérieure.

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 1- Extraits de documents d’orientation publiés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

2- Conseil du trésor du Canada 

3- http://lois-laws.justice.gc.ca

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Un conseil sans papier accroît l’efficacité !

Adopter un conseil sans papier pour votre conseil d’administration ne signifie pas seulement remplacer vos supports papiers par un outil électronique ! Il s’agit d’avoir accès à de nouvelles fonctions et d’outils, plus d’informations et d’échanges tout en s’inscrivant dans une initiative environnementale.

Un conseil sans papier, quels avantages concrets pour votre conseil d’administration ?

  • Un accès INSTANTANÉ partout en tout temps

Un conseil sans papier est un portail collaboratif et sécurisé accessible depuis Internet. Cela signifie que vous soyez à Montréal, Paris où bien ailleurs, utilisant votre ordinateur, tablette ou iPad, vous aurez accès à toute l’information de votre conseil et à toutes les fonctionnalités de la plateforme.

  • Une SÉCURITÉ des plus rigoureuses pour une confidentialité assurée

Le conseil sans papier de Leading Boards vous assure trois niveaux de protection pour vos renseignements personnels ainsi que l’information échangée entre les administrateurs et stockée dans le portail. Les niveaux d’accès aux documents et fonctionnalités du conseil sans papier varient selon les droits et le titre de l’utilisateur. De plus, les données hébergées par Leading Boards sont sur des serveurs au Canada, non partagées en infonuagique (en cloud). Ainsi, les données sauvegardées sur ces serveurs sont protégées, elles ne sont pas soumises au Patriot Act américain et aucun accès à ces serveurs  ne sera autorisé sans un jugement.

  • FACILITÉ d’utilisation et archivage des informations

La plateforme dispose d’une interface ergonomique et facile d’utilisation. Les informations peuvent être téléchargées, révisées, discutées et archivées sur la plateforme. Un outil de recherche avancée permet de faciliter l’accès aux documents et ainsi de mener à bien le devoir de diligence des administrateurs.

  • Une CONVIVIALITÉ et des échanges renforcés

Un conseil sans papier est l’outil idéal pour consolider les liens entre les membres du conseil d’administration en facilitant les échanges. Les utilisateurs peuvent simplement prendre des notes sur des documents, les échanger avec les autres membres, réaliser des sondages ou des débats en ligne et communiquer entre eux via un système de courriels internes au portail.

  • Des ÉCONOMIES de temps, d’argent et pour l’environnement

Par l’élimination du papier, des frais de messagers, de déplacement des membres et du temps de préparation des réunions, les entreprises ayant adopté un conseil sans papier réduisent leur empreinte écologique et peuvent consacrer plus de temps à améliorer leurs performances commerciales.