Conseil d’administration et confidentialité

Dans de nombreuses organisations, la confidentialité et la protection de l’information sont des enjeux majeurs. Cependant on constate que le « facteur humain » est souvent à l’origine des problèmes et certaines mauvaises habitudes mettent en péril la protection de l’information.

Le choix de votre mot de passe : 

Par facilité et surtout par peur d’oublier on choisit un mot de passe simple tel que sa date de naissance ou encore le tristement célèbre (pour la protection de vos données) « 123456 ». Si votre mot de passe ce trouve dans l’image ci-dessus, il serait très judicieux de changer. Il existe aujourd’hui des solutions très simples afin de créer un mot de passe digne de ce nom. Utiliser un générateur de mots de passe comme www.generateurdemotdepasse.com vous permet de faire cela rapidement.

Combien de mots de passe ?
Idéalement il est préférable d’avoir un mot de passe pour chaque compte que vous possédez. Un mot de passe unique permet d’avoir accès à toutes vos données très rapidement, mais vous vivez alors très dangeureusement. Au moins choisissez-en trois: un pour vos comptes sans trop d’importance, un pour des compte important et le dernier pour une sécurité infaillible (pour votre conseil d’administration (board portal) ou vos comités).  Encore une fois le générateur de mot de passe vous simplifiera la tâche.

Différents mots de passe c’est bien, mais comment les mémoriser ?
Une erreur à éviter est de stocker vos mots de passe sur votre ordinateur ou votre téléphone dans un simple fichier texte. Le mieux est d’utiliser un logiciel comme Keepass qui crypte et gère tous vos mots de passe sur votre ordinateur. Pour les utilisateurs d’un iPad ou d’un iPhone il existe l’application Lockbox qui vous permettra d’emporter avec vous tous vos mots de passe et ce de manière sécurisée !


Gouverner un Organisme à But Non Lucratif (OBNL) : un grand défis

La gestion d’un OBNL peut s’avérer être un grand défis. En effet celui-ci doit à la fois remplir sa mission et disposer de l’argent nécessaire à son fonctionnement courant, tout en pensant aux investissements futurs qu’il devra faire.

Bien choisir le candidat à la direction générale :Le choix du directeur général est pour toute organisation, un moment important où il est difficile de choisir le bon candidat. Dans ce domaine, on choisit souvent à tord le candidat qui semble être le plus motivé. Il est naturel de penser que ceci est le bon choix puisque celui-ci va se dévouer au bon fonctionnement de l’OBNL. Cependant il s’avère que cela n’est pas suffisant. Comme il est dit un peu plus haut, la gestion d’un OBNL est particulièrement compliquée, ainsi il est nécessaire de choisir quelqu’un possédant un minimum de formation et de qualification.

Le financement : un enjeu majeur difficile à relever :Tous les OBNL sont concernés par ce problème. Il est de plus en plus difficile de se financer. Les différentes subventions qui permettent de faire vivre les OBNL disparaissent ou du moins ne font que décroître. Un point déterminant souvent oublié par ces organisations, est la diversification des sources de financement. Dépendre d’une source de financement unique met en péril la pérennité de l’organisation. Explorer et analyser l’environnement de l’organisation, ceci permet de découvrir les multiples sources de financement.

Le choix des administrateurs : une source clé pour le financement : Trop souvent on oublie que le choix des administrateurs est essentiel  pour le financement de son OBNL. Choisir des administrateurs influents permet de s’assurer de la pérennité financière de l’organisation. Un bon administrateur pourra vous apporter de manière directe ou indirecte des fonds grâce à son « carnet d’adresse »… Pensez-y !


La secrétaire corporative peut renforcer la gestion d’un conseil d’administration :

La secrétaire corporative peut aider à alléger la charge de travail d’un comité ou d’un conseil d’administration en effectuant elle même certaines tâches qui leur incombent comme la veille permanente de l’évolution du secteur d’activité de l’organisation.

En tant que force de proposition la secrétaire corporative peut également être à l’origine de changement profond au cœur de la gestion de l’organisation. Ainsi elle peut mettre en place de nouvelles procédures de fonctionnements qui auront comme conséquences l’amélioration de la performance. Par exemple la secrétaire corporative peut créer et gérer un portail d’information en ligne sécurisé pour un comité ou pour le CA (« board portal »). Rendre l’information plus disponible est également un enjeu capital. Aujourd’hui plus que jamais, détenir la bonne information au bon moment est crucial mais aussi très difficile. C’est là que la secrétaire corporative intervient, parmi le flux substantiel d’informations, elle sélectionne et met en valeur l’information utile.

En facilitant et en favorisant la communication entre chaque membre d’un conseil, la secrétaire corporative perfectionne le fonctionnement de ce dernier et facilite le devoir de diligence des administrateurs.

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