Conseil d’administration «zéro» papier chez Eutelsat – Usine Digitale

Conseil d’administration «zéro» papier chez Eutelsat

Par – Publié le 08 novembre 2014 pour l’Usine Digital.

Conseil d’administration sans papier chez Eutelsat

« Cela représentait une lourdeur administrative phénoménale ! », se souvient Jérôme Lépany, le directeur juridique adjoint d’Eutelsat. L’opérateur de satellites de télécommunications a décidé, en 2013, d’alléger la paperasse entourant les conseils d’administration de son holding coté et de sa société opérationnelle, en dématérialisant toute la documentation. Pour cela, il a choisi la solution Leading Boards, commercialisée en France par la société Equity, qui permet d’accéder sur ordinateur ou tablette via une plate-forme sécurisée à tous les documents nécessaires pour préparer le conseil. Le gain, pour l’entreprise, se fait sur l’impression des dossiers à envoyer. « On adressait jusqu’à huit jeux de comptes à certains administrateurs », souligne Jérôme Lépany.

Mais aussi sur la réactivité de la formule, les modifications de dernière minute pouvant être communiquées aux administrateurs. Les données sont conservées sur des serveurs hébergés en France, pour ne pas être soumis au Patriot act américain, les échanges de données sont cryptés et, en cas de perte de la tablette, le fournisseur peut détruire toutes les informations. Mais Eutelsat a dû sensibiliser les administrateurs résistants au changement. La société leur a fourni un iPad déjà configuré et assuré une petite formation aux différentes fonctionnalités (consultation on et off-line, annotations personnelles…). Le premier conseil d’administration a mixé papier et numérique. « Pour la deuxième séance, il n’y avait plus que la tablette », conclut Jérôme Lépany.

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