Étude – L’évolution des conseils d’administration

Complexité organisationnelle, diffusion de l’information et la sécurité des données, des enjeux d’actualité pour les conseils d’administration. Depuis la dernière décennie, ces instances ont connu de profondes mutations pour accroître la transparence de la gouvernance et intégrer les nouveaux risques apparus avec les NTIC. La gestion des conseils d’administration est un défi en soi qui s’est complexifié avec l’internationalisation des membres ainsi que l’augmentation de l’information disponible, mais aussi des cyber-risques.

Une étude réalisée par Thomson Reuters en 2014 auprès de secrétaires corporate ou juridiques de sociétés de tailles, de secteurs d’activités et de nationalités variés, offre une vue d’ensemble et une analyse des nouveaux défis auxquels sont confrontés les conseils aujourd’hui.

Panorama des conseils d’administration

Le nombre de membres par conseil a peu changé. La majorité des conseils (55%) sont composés de 6 à 10 membres. De plus, comme lors des années précédentes, 2/3 des conseils disent avoir entre 4 et 6 membres qui siègent également sur d’autres conseils.

1/3 des conseils affirment que leurs membres résident dans des pays différents.

La majorité des conseils, 53% se réunissent tous les trimestres. 25% disent se réunir tous les mois. Ceci montre qu’il y a un grand nombre de réunions à préparer et de documentation à distribuer par les gestionnaires des conseils.


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Zoom sur la documentation des réunions : création, distribution et confidentialité

La grande majorité des gestionnaires préparent jusqu’à 100 dossiers de documents préparatoires aux réunions par année. En 2014, ces dossiers sont composés en moyenne 154 pages. Cette quantité a diminué de 8% par rapport à 2013 et le nombre de dossiers contenant moins de 50 pages a doublé. Ceci montre une meilleure gestion de l’information, cependant, 154 pages par dossier restent un nombre élevé de pages à consulter et assimiler avant chaque réunion du conseil d’administration.

Les administrateurs ont donc beaucoup à lire, mais en amont la création de ces dossiers d’information représente également un processus coûteux en temps. La création de cette documentation dépend des habitudes de chaque conseil. 34% disent que l’assemblage de la documentation nécessite entre 3 et 5 jours, 25% déclarent 1 à 2 jours, 19% de 6 à 10 jours. 1 conseil sur 10 dit que cette tâche leur prend plus de 11 jours.

Entre 2013 et 2014, il y a eu peu de changements sur la manière de distribuer les documents préparatoires des réunions du conseil. En effet, depuis 2013, le moyen de distribution le plus utilisé pour 47% des répondants est via un « board portal » soit un portail de gestion dématérialisé.

Il est intéressant de noter que plus de 1/3 des organisations continue d’utiliser un processus papier coûteux et non sécurisé et 40% utilise l’email pour distribuer les documents malgré les failles de sécurité.

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Plus alarmant encore, concernant l’envoi des documents via email, 43% des répondants disent de toujours envoyer ou d’envoyer régulièrement les informations et documents du conseil via des comptes courriels personnels (comme Gmail, Hotmail…) qui peuvent facilement être piratés et sont pour la grande majorité sous le Patriot Act Américain.

Ainsi, ce n’est pas surprenant de voir que près de 40% des organisations ne cryptent pas leurs données en circulation, une grande quantité d’information des conseils pourrait être vulnérable au piratage et à des failles de sécurité.

Comme en 2013 un peu plus de la moitié des organisations disent que leurs administrateurs impriment et transportent avec eux les documents du conseil. Plus de 70% des répondants ne savent pas où ne sont pas sûrs que ces impressions liées aux réunions, soient détruits correctement. De plus, 5% disent que des membres du conseil ont déjà laissé des documents confidentiels dans des lieux publics.

À 71%, les organisations stockent les données sur des appareils personnels aux membres (iPad, ordinateur), cela se révèle dangereux puisque 1 organisation sur 10 a déclaré qu’au moins un membre du conseil avait perdu ou eu leur appareil informatique volé en 2014.

50% des répondants déclarent que leurs données sont stockées au sein d’un portail de gestion externe comme Leading Boards. Ceci permet de bénéficier d’une solution développée sur mesure pour les besoins des administrateurs et renforce les garanties de sécurité des données. On y trouve la création des ordres du jour, la distribution de la documentation préparatoire, l’archivage des réunions ainsi que des outils de collaboration et des fonctionnalités exclusives comme une prise de note numérique ainsi qu’un puissant moteur de recherche parcourant tout contenu pour une expérience mieux-que-papier.

Concernant la sécurité, si l’iPad d’un membre est perdu ou se fait voler, avec un tel portail, les données sont effacées automatiquement selon un délai programmé ou bien il est possible d’effacer à distance tout le contenu de l’appareil.

Pour conclure, voici le top 3 des défis des conseils d’administration selon l’étude :

  1. Équilibrer le management stratégique et opérationnel
  2. Gestion des risques
  3. Évolutions réglementaires

On note que la gestion des risques est le deuxième défi le plus important selon les répondants. Presque 80% des organisations disent mettre en place une culture des risques et pour presque tous, la gestion des risques est réalisée par l’équipe de management. 2/3 des organisations affirment se sentir concernées par les cyber-risques, ainsi, on devrait voir apparaître dans les futurs ordres du jour un point sur les cyber-risques pesant sur les données du conseil d’administration.

»»» Télécharger l’étude via Thomson Reuters 

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