La conformité corporative (2ème Partie) – Marie-Claude Tellier

marieclaude-tellier-blogMe Marie-Claude Tellier, auteure invitée sur le blog Leading Boards, présente dans cet article les grandes étapes d’un programme de conformité corporative.

Gestionnaire, administratrice et avocate, Me Marie-Claude Tellier travaille à titre de consultante en gestion, particulièrement en développement des affaires, en gouvernance et en secrétariat corporatif.

La conformité corporative  (2ème Partie)

Établir un programme de conformité corporative

Dans un premier article, nous avons vu à quel point la conformité corporative est importante tant d’un point de vue de la gestion des risques, qu’à l’égard de la protection de la réputation de l’entreprise. Dans le présent article, nous passerons en revue les étapes nécessaires à la création d’un programme de conformité.

Mentionnons d’abord que l’envergure et la complexité du programme de conformité sont liées à deux composantes primordiales de l’entreprise, soit son secteur d’activité et sa taille. Ainsi, les grandes entreprises du secteur des services financiers, assujetties à un grand nombre de dispositions législatives, réglementaires et de directives, n’ont d’autres choix que de mettre en place un programme de conformité complexe auquel travaillent généralement plusieurs dizaines voire des centaines d’employés.

Par contre, de plus petites entreprises œuvrant dans des secteurs d’activités moins réglementés pourront se limiter à mettre en place une structure beaucoup plus légère pour répondre à leurs besoins en termes de conformité.

Les grandes étapes de la conformité corporative juridique

L’adhésion de la direction et du conseil d’administration à la nécessité de mettre en place un programme de conformité

Outre les valeurs sous-jacentes à la mise en place d’un programme de conformité corporative, l’adhésion de la direction à la création de ce programme est essentielle si on veut s’assurer de son succès. Cette adhésion est déterminante non seulement afin d’attribuer les ressources requises à sa concrétisation, mais aussi afin que les dirigeants assument pleinement leur rôle quant à l’application du programme, sa diffusion et son respect  au sein de tous les secteurs d’activités de l’entreprise.

Quant au conseil d’administration, l’élaboration et le suivi d’un programme de conformité sont en lien avec la responsabilité de  chaque administrateur quant à la gestion des risques de l’entreprise, notamment le risque de réglementation. Les administrateurs ont donc tout intérêt à encourager la création, le maintien et le suivi d’un tel programme. Par ailleurs, la vigilance du conseil à exercer un suivi du programme de conformité exercera une certaine pression sur la direction afin que soit maintenu et appliqué ce programme.

Élaboration de la structure de conformité et identification d’un responsable du programme

Avant d’amorcer l’identification de l’ensemble des dispositions législatives applicables à l’entreprise, les dirigeants et le conseil d’administration doivent :

  • identifier un responsable de ce programme;
  • déterminer l’envergure qu’on souhaite donner au programme;
  • établir la fréquence et la manière dont la conformité fera l’objet d’un suivi auprès de la direction et du conseil d’administration, ainsi que;
  • prévoir le suivi et les mesures prises en cas de non-respect de certaines dispositions.

Dans certains secteurs d’activités très réglementés, la législation applicable prévoit que le chef de la conformité corporative doit détenir des qualifications précises. Dans d’autres secteurs, il n’y a aucune exigence à cet égard et la responsabilité du programme de conformité juridique relève généralement d’un des dirigeants de l’entreprise, souvent le vice-président ou le directeur des affaires juridiques.

Identification de l’ensemble des dispositions législatives applicables et élaboration d’outils de suivi

Cette étape est bien sûr déterminante. Une façon efficace de s’assurer que toutes les dispositions législatives et réglementaires applicables à l’entreprise ont été répertoriées, est de procéder en fonction des exigences légales s’appliquant spécifiquement à chacun des différents services de l’entreprise : développement des produits et/ou services, mise en marché, diffusion, marketing, affaires corporatives, ressources humaines, services des plaintes et à la clientèle, etc. Le code d’éthique et tous les aspects relatifs aux risques potentiels de conflits d’intérêts devraient aussi être traités dans le cadre du programme de conformité.

Une fois cette étape franchie, il est pertinent de développer des outils de travail permettant aux gestionnaires et aux employés de suivre l’application de ces dispositions. La confection de tableaux, identifiant  par exemple, en regard de chaque disposition, les secteurs auxquels elle s’applique, le geste à poser ou le document à produire, l’échéance, de même que la personne responsable, est un excellent outil de base. Bien sûr, une mise à jour de ce type de document doit être effectuée régulièrement afin qu’il demeure pertinent.

D’autre part, un des éléments-clé dans le succès de la réalisation et du suivi d’un bon programme de conformité  est  le développement d’outils complémentaires qui seront perçus non pas comme des moyens de contrôle de l’entreprise sur ses employés, mais plutôt comme des outils de travail qui participent à une  saine gestion. Ainsi, impliquer les employés concernés dans l’élaboration des outils bien adaptés à leur spécificité est une bonne manière de les faire adhérer, eux aussi, à valeur ajoutée qu’est le programme de conformité

Formation des employés ainsi impliqués dans la gestion du programme

Aussi élaboré et soigné soit-il, le programme de conformité sera de bien peu d’utilité s’il n’est pas connu des employés. Bien sûr, l’ensemble des employés n’a pas à connaître le menu détail du programme de conformité. Tous les employés devraient cependant connaître le contenu du Code d’éthique de l’entreprise et le processus existant pour les aider s’ils ont des questions quant à son application. Par ailleurs, les responsables de chaque secteur d’activité ou unité de travail doivent s’assurer que tout employé dont le travail implique le respect de certaines dispositions législatives est au fait de celles-ci et que les outils de travail élaborés dans le cadre du programme de conformité sont bien utilisés.

Reddition de compte auprès de la direction et du conseil d’administration;

Il est important de prévoir dans le cadre du programme de conformité à quelle fréquence chaque service ou unité devra produire un rapport sur le respect  ou non des diverses exigences légales ainsi que sur les difficultés ou problématiques rencontrées. C’est à partir des informations ainsi obtenues qu’il sera possible  à la direction de déterminer les correctifs qui s’imposent. Un rapport devra aussi être présenté ponctuellement au conseil d’administration afin de l’aviser de la situation de l’entreprise en regard de sa conformité à son environnement législatif. Non seulement cela permet à l’entreprise de protéger sa réputation, mais cela participe à une gestion proactive plutôt que réactive.

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Une réponse à “La conformité corporative (2ème Partie) – Marie-Claude Tellier”

  1. IAN dit :

    Un tel programme ne manque pas de pertinence , il fait penser en soi a des outils analogues comme la cartographie des risques juridiques.

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