La dématérialisation : une opportunité pour une gestion documentaire efficiente et performante

Le digital corporate a connu un développement exponentiel ces dernières années, et aujourd’hui les volumes de données sont tels qu’on parle désormais de datamasse, voire de mégadonnées (de l’anglais big data). Dans ce climat, la transformation progressive vers le tout numérique constitue une étape sensible, dans le sens où il devient de plus en plus difficile de garder le contrôle sur l’information et de garantir sa traçabilité. De leur côté, les directeurs des systèmes d’information peinent à développer des solutions performantes et évolutives. Ainsi, afin d’assurer une transition numérique confortable et vectrice de croissance, il devient plus que nécessaire d’élaborer une véritable stratégie numérique. Cette nécessité, les entreprises outre-Atlantique l’ont très bien comprise, mais qu’en est-il de la France ?

Une étude du cabinet Roland Berger menée auprès de 500 entreprises françaises de plus de 50 salariés nous révèle un constat pour le moins inquiétant : les entreprises françaises sont très en retard dans leur métamorphose digitale, et sont en train de manquer un virage déjà bien négocié par leurs concurrentes américaines, mais également européennes. Selon cette même étude, 57% des entreprises de l’hexagone affirment identifier le numérique comme un axe stratégique, mais elles sont seulement 36% à avoir développé ce genre de stratégie. Coût (62%), résistance au changement (52%), manque de compétence (52%) sont les principaux freins mentionnés. Alors comment prendre part à la révolution sans y perdre la tête ? Comment bénéficier des bienfaits du numérique et ainsi gagner en efficacité et en productivité ?

  • La Gestion Electronique des Documents : point de départ de la transformation digitale

La gestion documentaire se révèle être une composante importante voire cruciale dans la bonne gouvernance d’une entreprise. Ainsi, il peut s’avérer très difficile d’envisager réussir sa transformation numérique si l’on nage encore dans un « océan de paperasse ». Cette importance de la gestion documentaire nous est révélée par le premier baromètre GED de Canon , dont les résultats ont été dévoilés le 3 décembre dernier. Ainsi, si 80% des 600 entreprises françaises interrogées jugent la gestion documentaire comme étant un enjeu majeur, 64% avouent ne pas être dotées d’une solution GED, et l’étude nous révèle que 69% des factures s’échangent encore au format papier et que 88% sont saisies manuellement !

Stratégie numérique et GED en entreprise

La proportion des entreprises développant une stratégie numérique est égale à la proportion de celles dotées d’une solution GED

 

Pourtant, on reconnait de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation. Le premier mentionné est le gain de temps, suivi par une nette amélioration de la traçabilité et enfin une plus grande qualité des processus. De plus, 50% des sondées jugent que la GED renforcerait la collaboration au sein de l’entreprise. Et ce n’est pas fini ! En dehors de la sphère stratégique, la dématérialisation par la GED offre, n’en déplaise à tous les sceptiques en matière de cyber-sécurité, une meilleure protection pour les données, documents et communications qui comportent le plus souvent des informations confidentielles et sensibles. Ainsi, finis les documents papiers perdus ou volés, et oubliée la peur de se faire « hacker à la Sony Pictures » !

Si les entreprises préfèrent développer ces solutions sur leur serveur local (78% selon le baromètre GED) pour des questions de confidentialité et de souplesse, d’autres opportunités pourtant moins onéreuses mais non moins sécurisées s’offrent à elles, grâce notamment au SaaS (Software as a Service). De plus en plus d’entreprises ont recours à ce genre de canal, car cela permet de limiter l’investissement de départ par un système d’abonnement, et donc de réaliser une transition numérique en douceur. D’autre part, développer ce genre de solutions en interne confère une lourde responsabilité au service informatique de l’entreprise en matière de sécurité. Un autre avantage à externaliser réside donc dans le fait qu’on délègue cette responsabilité à une entreprise tierce, spécialisée dans le secteur, et donc plus à même de garantir une sécurité optimale grâce des serveurs certifiés par les normes internationales (ce qui est rarement le cas des serveurs locaux).

  • Le futur de la dématérialisation

Enfin, plus qu’une opportunité, la dématérialisation se révélera bientôt indispensable, et ce dans tous les rouages de l’entreprise : dans les ressources humaines, les échanges avec l’administration, et même au sein du Conseil d’Administration, dont l’organisation est souvent vécue comme une véritable épreuve logistique. En effet, la documentation support des réunions comporte des centaines de pages qui doivent être traitées, revues, assemblées et envoyées aux quatre coins du globe pour certains groupes internationaux. Faire des modifications de dernière minute relève de l’impossible, surtout quand on sait que le délai moyen pour étudier cette masse d’informations est très court.

Là encore, des solutions en externe ont déjà prouvé leur efficacité, à l’instar de Leading Boards Inc. qui propose un portail web développé spécifiquement pour les besoins et habitudes de travail des Conseils d’Administration (cette solution est distribuée en France par EQUITY, éditeur de logiciel de gouvernance basé à la Défense, Paris). Si l’on se réfère à nouveau au baromètre GED de Canon, cette solution multiplateforme répond complètement aux attentes des entreprises étudiées : une ergonomie simple et conviviale, accessible à tous, et un accès mobile illimité grâce à la possibilité de consulter les documents de la réunion en off-line (sans connexion internet). De plus, à l’heure où un simple mail n’offre plus aucune garantie en termes de sécurité, et où la cyber-sécurité apparaît comme un enjeu majeur, cette solution de dématérialisation des instances propose un stockage des données sur des serveurs dédiés et certifiés par les normes internationales en sécurité informatique (ISO 27 001).

Ainsi, être à la pointe de l’innovation, faire des économies substantielles, développer la sécurité et participer au développement durable, le tout sans bouleverser le fonctionnement de son entreprise, tout cela est désormais rendu possible grâce à la dématérialisation, et on attend encore de nombreuses avancées dans le domaine en cette année 2015, année qui s’annonce être celle de la révolution numérique dans le monde corporate.

Image source: freedigitalphotos, flickr

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