La solution Leading Boards : votre Conseil d’Administration dématérialisé en 10 points

Vous souhaitez améliorer les pratiques de gouvernance au sein de votre entreprise ? Vous êtes de ceux qui croient en l’avenir du numérique dans le monde corporate, et désirez en savoir plus sur des solutions de Gestion Electronique des Documents et de dématérialisation des instances ? Alors nous vous invitons à poursuivre votre lecture et à découvrir les 10 points clés qui font de Leading Boards LA solution pour dématérialiser efficacement votre Conseil d’Administration, et qui depuis 2008 fait rimer convivialité avec sécurité.

 

  • Quels sont les principaux avantages à faire appel à une solution de dématérialisation des instances ?

Fluidifier l’organisation et alléger la logistique, voici en résumé les atouts de ce type de solution dématérialisée. En utilisant la solution Leading Boards, les administrateurs peuvent consulter toute l’information de leur Conseil d’Administration et tous les documents utiles, et ce en seulement quelques clics à partir d’un iPad ! C’est un véritable espace de travail en ligne qui permet d’optimiser l’ensemble du processus de préparation des réunions et le système d’archivage des documents. Ainsi, finis les documents perdus ou volés, et terminé le gaspillage de papier. Grâce au portail Leading Boards, vos Comités deviennent moins coûteux à organiser : moins d’encre, moins de papier, et moins de transports. Préparer la réunion d’un Conseil devient également moins chronophage grâce à un accès instantané à tous les documents publiés sur l’application, ainsi qu’à toutes les mises à jour effectuées. Pour résumer, vous économisez du temps, des ressources, vous respectez l’environnement et participez au développement durable !

  • Le portail est-il disponible sur d’autres supports que sur iPad ?

Le portail est également accessible à partir de vos ordinateurs fixes ou portables, même si l’iPad est le support privilégié pour sa convivialité.

  • Quelles fonctionnalités ce conseil sans papier offre-t-il au gestionnaire dans le cadre de la préparation des instances ?

Au sein du portail, le gestionnaire peut facilement créer ou modifier l’ordre du jour, inviter des membres, ajouter ou supprimer des documents (MS Office, PDF), et partager avec les administrateurs en ayant la possibilité de cibler ceux à qui il souhaite transmettre chaque information ou document. À chaque ajout, les administrateurs sont prévenus par une notification.

  • Où les documents transmis par le gestionnaire sont-ils consultables ? Peut-on y avoir accès n’importe où, y compris dans l’avion ?

Les documents peuvent être intégrés via le centre de documentation du conseil d’administration ou du comité ou ils peuvent être ajoutés à un point de l’ordre du jour d’une réunion. L’accès est possible partout dans le monde et en tout temps. Vous pouvez même consulter vos documents sans connexion Internet via l’iPad.

  • Le papier garde une valeur très importante dans de nombreuses entreprises qui ne sont pas prêtes à abandonner complètement ce support physique. Ainsi, le portail web Leading Boards permet-il malgré tout d’imprimer les documents de la réunion, afin par exemple d’ajouter d’éventuelles annotations ?

Nous comprenons tout à fait ce souhait de conserver le format papier, et c’est pourquoi il est bien entendu possible d’imprimer tous les documents du Conseil d’Administration, du Conseil de Surveillance, ou de toute autre réunion à partir du portail. Cependant, si vous souhaitez imprimer uniquement pour pouvoir annoter les documents, il convient de préciser qu’un outil très facile à utiliser est prévu à cet effet au sein même du portail, permettant également de choisir si on partage ou non les annotations.

  • Le portail prétend optimiser la collaboration entre les administrateurs. Quels sont les outils proposés en vue de cette optimisation ?

Outre la possibilité d’annoter les documents et de partager les annotations comme mentionnée plus haut, la communication entre administrateurs est grandement facilitée par des outils de sondage, de débats, ainsi que par des documents collaboratifs. L’iPad offre des fonctionnalités avancées de prise de notes comme l’écriture manuscrite, la dictée avec reconnaissance vocale, le surlignage ou le dessin. D’autre part, la navigation est accessible à la plupart des nationalités, la plateforme pouvant être configurée en Anglais, Français ou Espagnol.

  • La solution est-elle standardisée ou personnalisée ?

La solution est une version standardisée mais toutes vos suggestions seront prises en compte et développées si elles peuvent correspondre aux besoins de nos clients. Leading Boards est un portail SaaS, en français « logiciel en tant que service », et de ce fait nous mettons tout en œuvre pour répondre à vos besoins spécifiques et vous faire bénéficier de notre expertise, tout en garantissant la sécurité de vos données.

  • À ce propos, quelles sont les garanties en termes de sécurité ?

La solution Leading Boards offre trois niveaux de protection. Le premier, et pas des moindres, concerne la sécurité des serveurs : ces derniers sont certifiés par les normes internationales en sécurité informatique, parmi elles ISO 27 001, offrant davantage de sécurité que sur un serveur interne. D’autre part, les données ne sont ni hébergées dans le « Cloud », ni soumises au Patriot Act américain, ce qui vous assure un contrôle absolu et exclusif sur vos informations. Le deuxième niveau de protection est assuré par des tests réalisés par McAfee Secure™, qui garantissent un niveau de protection de l’ordre des cartes de crédit. Enfin, le troisième niveau de sécurité est apporté par le cryptage des données qui permet d’authentifier les connexions et garantir la confidentialité.

  • Et si l’appareil est perdu ou volé ?

Si l’appareil est volé, l’individu devra connaitre votre mot de passe pour accéder au portail. Pour éviter une connexion frauduleuse, vous pourrez modifier le mot de passe ou révoquer l’accès depuis un autre appareil. De plus, pour tout matériel téléchargé sur l’iPad pour le travail hors connexion, les documents sont cryptés et automatiquement supprimés selon le délai choisi.

  • Les administrateurs sont pour la plupart des séniors d’un certain âge, et de ce fait pas très familiers aux objets high-tech. La solution est-elle facile à utiliser ? À combien de temps environ estimez-vous sa prise en main ?

La convivialité fut un des paramètres les plus importants lors de l’élaboration du portail Leading Boards, et nous nous sommes efforcés de développer une interface simple et intuitive pour la navigation la plus agréable possible. L’outil est donc très facile d’utilisation, même pour les administrateurs non habitués aux nouvelles technologies. En ce qui concerne la prise en main, nous proposons une formation illimitée en anglais ou en français. Pour les administrateurs, une présentation initiale de 30 minutes suffit amplement à comprendre le fonctionnement de l’application. En ce qui concerne le gestionnaire du portail, nous offrons une formation initiale d’une heure. Chaque formation est adaptée selon votre demande et continue tout au long de l’utilisation du portail. Nous pouvons également vous accompagner pour la mise en place de la solution par la création d’un modèle d’ordre du jour, l’intégration des coordonnées des membres et la conception de la structure du centre de documentation.

Image source : freedigitalphotos

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