Passez à l’ère du numérique en adoptant un conseil sans papier

18 mai 2016 / Par Romain Isaac

Le conseil sans papierL’organisation d’une réunion du conseil d’administration ou d’un comité demande de respecter une procédure spécifique, allant de la notification de la réunion jusqu’à la création et l’envoi des documents auprès des membres du conseil. Ce processus d’organisation peut être long, semé d’embûches et surtout dispendieux.

La secrétaire corporative doit tout d’abord convoquer les membres du conseil, leur envoyer tous les documents nécessaires à la réunion, et y faire des modifications le plus souvent de dernière minute étant donné que beaucoup de ces documents ont été examinés et modifiés. L’intégralité de ce processus requiert une excellente logistique, souvent par le biais d’un service de course, qui doit assurer un service rapide mais surtout une livraison en main propre afin d’éviter la perte de données confidentielles.

Partager vos informations confidentielles par courriel n’est pas sécuritaire du tout!

Avant l’apparition des solutions sans papier et encore aujourd’hui, les conseils d’administration et les comités utilisent leurs comptes courriel pour partager leurs documents sensibles, pensant que ce moyen de communication est sécurisé. Mais ce n’est pas le cas. En effet, envoyer de l’information privée par courriel est extrêmement imprudent. Votre compte courriel peut être piraté à tout moment et vos informations peuvent tomber entre de mauvaises mains. Passer au numérique peut s’avérer être la meilleure solution pour sécuriser et rendre plus efficace vos réunions du conseil d’administration et des comités, mais également économiser du temps et de l’argent.

Depuis maintenant quelques années, les organisations ont entendu parler des conseils sans papier et de leurs avantages qu’ils peuvent procurer en termes de gouvernance. Mais la plupart de ces organisations ont encore et toujours des craintes envers ce type de service, que ce soit au niveau de la transition du support papier vers l’utilisation d’une tablette qu’au niveau de la sécurité de leurs données.

Améliorer l’efficacité de vos réunions et protéger vos données sensibles

L’adoption d’un conseil sans papier permet de remplacer le support papier par des fichiers numériques, et de fournir un accès permanent à la documentation et aux archives des réunions. Ces informations sont hébergées sur des serveurs certifiés au niveau international par la norme ISO 27001 et sont basés localement et non soumis aux réglementations étrangères, comme l’USA Freedom Act. De plus, la transition vers un conseil sans papier peut s’avérer plus simple que ne le pensent les organisations.

Éliminer le support papier pour les conseils d’administration et  les comités est devenu très important et adopter un service sans papier représente aujourd’hui un des nombreux succès au niveau digital auxquels doit faire face une organisation en termes de gouvernance d’entreprise. La mise en place d’un conseil sans papier peut être très simple, et grâce à sa facilité d’utilisation et aux nombreuses fonctionnalités qu’il propose, tous les besoins des membres du conseil peuvent facilement être comblés.

En utilisant un conseil sans papier, les administrateurs peuvent communiquer entre eux via le portail et prendre des notes personnelles directement sur les documents depuis leur tablette (notes manuscrites, notes post-it etc…) de manière sécurisée. Le conseil sans papier offre une meilleure expérience que le support papier qui satisfera aussi bien les membres du conseil et des comités que les secrétaires corporatives.

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