Rendre la préparation des réunions du conseil plus efficace

Secrétaire corporativeLe(a) secrétaire corporatif(ve) joue un rôle clé dans la gestion du conseil d’administration, et ce rôle est souvent considéré comme source de valeur ajoutée. Son implication est en effet incontournable dans l’instauration de bonnes pratiques en matière de gouvernance.

Le(a) secrétaire corporatif(ve) peut aider à alléger la charge de travail d’un comité ou d’un conseil d’administration en effectuant certaines tâches qui leur incombent, mais la préparation des réunions du conseil leur demande  le plus souvent un temps considérable.

Tout d’abord, le(a) secrétaire corporatif(ve) se doit d’envoyer l’ordre du jour avec l’ensemble des documents attachés pour la réunion. C’est un processus qui demande beaucoup de temps étant donné que ces documents sont extrêmement longs, le plus souvent dépassant les centaines de pages. Les documents des conseils proviennent le plus souvent d’une multitude de personnes qui doivent obligatoirement les transmettre à temps aux secrétaires corporatif(ve)s pour qu’ils ou elles puissent réunir et fournir les rapports nécessaires dans les temps. Ce processus représente un vrai parcours du combattant.

Ce processus d’organisation d’un conseil d’administration est souvent pointé du doigt comme un exemple de mauvaise gestion de temps du personnel.

Imaginez que le temps de préparation des réunions des conseils d’administration et des comités soit divisé par deux… Imaginez que la collecte des informations, ainsi que la révision et la distribution des documents nécessaires aux conseils ne vous demandent que quelques minutes…  C’est ce que le conseil sans papier permet : un gain de temps considérable.

Un processus de préparation de réunions moins long et plus facile

Donner l’opportunité de réaliser cette tâche de manière numérique peut faciliter la vie des secrétaires corporatif(ve)s. Imaginez qu’une fois les documents rassemblés numériquement et une fois publiés sur le portail du conseil, les membres sont avisés par courriel qu’ils ont désormais accès à ces documents d’un simple clic. Modifier ou ajouter un document à la dernière minute? Pas de problème, les nouvelles versions des documents sont remises en ligne sur le portail en un seul clic et les membres du conseil sont une fois de plus alertés que la nouvelle version est disponible.

L’adoption d’un conseil sans papier permet aux secrétaires corporatif(ve)s de faciliter et favoriser la bonne communication entre chaque membre d’un conseil ou d’un comité, d’améliorer son fonctionnement et de faciliter le devoir de diligence des administrateurs.

 

Image: FreeDigitalPhotos

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