Tout savoir sur la dématérialisation ou le « zéro papier »

Le mot « dématérialisation » apparaît de plus en plus dans notre vocabulaire quotidien, mais pour autant savons-nous exactement de quoi il est question?

La dématérialisation est le remplacement des supports d’information matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu’à la création de bureau « sans papier » ou « zéro papier ».

Elle permet avant tout de développer l’efficacité du conseil d’administration ou du comité grâce à une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en format numérique. Au niveau d’une entreprise, la dématérialisation permet d’automatiser les différents processus comme la comptabilité, les finances, la gestion des achats ou les ressources humaines.

En plus de limiter la consommation de papier, la mise en place d’un système de gestion électronique des documents aboutit à des avantages et des économies considérables pour les organisations :

  • Un gain de temps : pour classer les documents, effectuer des recherches, accéder aux informations et à les partager.
  • Un gain d’espace : les innombrables classeurs et armoires ainsi que les salles dédiées à l’archivage sont du passé. Tout est classé et stocké en ligne, libérant ainsi de l’espace physique.
  • Des économies de coûts : les économies engendrées par l’investissement dans un système de gestion sont immédiates et certaines dépenses sont réduites voir éliminées : les coûts du papier, d’impression, de l’encre, d’envois par la poste ou de déplacements, des compilations manuelles nécessaires pour un audit…
  • Une meilleure sécurité des données : le recours à un portail sécurisé permet d’accroître le niveau de sécurité. Toutes les informations sont chiffrées et stockées sur des serveurs certifiés par des normes de sécurité internationale ISO 27 001 et non soumis au Patriot Act américain. Une politique de robustesse des mots de passe et un balayage intensif quotidien de sécurité permettent de garantir la confidentialité des données.
  • La dématérialisation ou le « sans papier » s’inscrit dans le cadre d’une politique de développement durable, pour une image respectueuse de l’environnement.
  • Des espaces de travail plus productifs et des réunions plus efficaces et moins stressantes grâce à un système pratique et optimisé pour traiter, classer et retrouver les informations.

De plus en plus de conseils d’administration et de directions générales emboîtent le pas du numérique et choisissent de travailler avec des outils de conseil «zéro» papier pour gérer leurs informations, organiser les réunions et collaborer de manière efficace et sécurisée, le tout sans papier.

Afin de vous rendre compte des économies de coûts que vous pourriez réaliser grâce à la dématérialisation de votre conseil d’administration, Leading Boards Inc. a mis au point un calculateur de coût, afin d’estimer le coût réel de votre conseil d’administration.

Nos chargés de comptes seront à votre disposition afin de vous apporter des informations complémentaires sur les économies de coûts que vous pourriez réaliser en optant pour un conseil sans papier.

»» Demande d’estimation du coût de votre C.A

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