Votre prochaine réunion du conseil d’administration pourrait être dématérialisée

Optimiser la gestion des réunions et sécuriser les informations confidentielles tout en gagnant en efficacité, en temps et en réalisant des économies, c’est possible !

La dématérialisation du conseil d’administration (conseil «zéro» papier) et des instances de gouvernance est un objectif louable et auréolé d’une image de bonne gouvernance et de développement durable, mais ce processus peut être source d’une certaine appréhension pour les administrateurs non technophiles. Dans ce cas, le choix d’une solution adaptée à vos besoins et vos habitudes ainsi que la compréhension de ce changement et la formation sont les critères clés du succès.

Découvrez ci-dessous les étapes du passage à une solution dématérialisée et la conduite de réunions sans papier.

1- Commencement du projet

  • Il faut toujours un « leader proactif ». Cette personne est intéressée par le mieux-être de l’organisation et va, soit demander une présentation d’une solution sans papier, soit transmettre la demande au département concerné;
  • Le contact est pris avec un fournisseur et la démonstration est organisée en présence des personnes clés pour la décision (la solution doit être présentée en direct afin de pouvoir vérifier son bon fonctionnement);
  • Réunion à l’interne au sujet du prix, de l’échéancier et de la communication au conseil;
  • Confirmation du conseil (pas requise dans tous les cas) et explication des problématiques que la solution permet de résoudre ainsi que les bénéfices que le portail apporte;
  • La décision est communiquée au fournisseur.

2- Formation et mise en place

  • Formation des gestionnaires : formation initiale d’une heure adaptée aux besoins de chacun;
  • Configuration du portail : assistance à la création des profils des membres, des modèles d’ordre du jour et de la structure du centre de documentation;
  • Ajout à l’ordre du jour d’un point « formation des administrateurs – 30 minutes  » lors de la première réunion « mixte » (ancienne méthode et sans papier) du conseil d’administration.

3- Première réunion sans papier

  • Préparation du premier conseil sans papier par la personne au rôle de « gestionnaire »
    • Création de l’ordre du jour (pré-formaté), ajout de la documentation (glisser/déposer – drag & drop), une notification automatique, sécurisée et personnalisée peut être envoyée aux administrateurs à propos de la disponibilité de la réunion sur le portail de l’organisation;
    • Le gestionnaire peut effectuer des mises à jour de dernière minute, modifier un point à l’ordre du jour, ajouter la nouvelle version d’un document… et en avertir instantanément les administrateurs.
  • Déroulement de la réunion sans papier
    • Avant et pendant la réunion, les administrateurs peuvent consulter en tout temps et de partout, même sans connexion internet, l’ordre du jour, les documents et y prendre des notes numériques en toute sécurité, les archives des réunions passées;
    • Possibilité d’imprimer les documents pour les membres ne se sentant pas parfaitement à l’aise avec la technologie et l’outil;
    • Conduite de la réunion en projetant l’ordre du jour sur un tableau blanc ou avec un projecteur sur écran;
    • Les participants peuvent consulter leurs notes prises lors de la préparation, voir les documents discutés pendant la réunion et partager des notes séance tenante.
  • Après la réunion
    • Le gestionnaire peut archiver la réunion et tous les documents grâce à un stockage sécurisé permettant un accès futur lors d’une recherche;
    • Création du procès-verbal de manière collaborative dans le portail.

4- En tout temps

  • Support en illimité tout au long de l’utilisation;
  • Formation illimitée pour un rafraîchissement de la formation, former un nouvel utilisateur ou pour toute question technique.

Votre chargé de comptes chez Leading Boards Inc. sera à votre disposition tout au long de la mise en place et de l’utilisation du portail afin de vous guider et assurer une introduction réussie au sein de votre conseil et auprès de vos administrateurs. Pour en savoir plus, contactez-nous.

Chronologie-transition-conseilsanspapier-leadingboards

 

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